Un’app per ogni Evento: come e perché progettarle
Perché dotare ogni evento di un’applicazione mobile, i vantaggi per partecipanti e organizzatori
Creare per ogni evento turistico una applicazione dedicata è un buon metodo per facilitare il lavoro degli organizzatori e migliorare anche l’esperienza dei partecipanti: sono queste le due ragioni principali per cui ogni evento dovrebbe essere dotato di una propria applicazione mobile.
Invece accade spesso che siano solo pochi “grandi eventi” ad averne una, mentre la maggior parte ne restano privi o per mancanza di budget, tempo, risorse, know how o anche, semplicemente, per mancanza di consapevolezza dei vantaggi che le stesse app possono apportare.
A spiegare perché le app sono utili sia agli organizzatori che ai partecipanti (e come possono essere progettate per sfruttarne tutte le potenzialità a beneficio dell’evento) è la società di software per l’event management Certain, che ha fornito alcune indicazioni utili sulle valutazioni da compiere precedentemente alla progettazione, quali bisogni intercettano e con quali funzionalità, come devono essere promosse e come misurarne i risultati.
Le ragioni per cui chi organizza eventi non prevede di “attrezzarli” con app sono legate soprattutto, dice Certain, al rischio percepito di dedicare tempo, risorse e denaro per qualcosa che non è detto abbia successo, che appare non strettamente necessario alla buona riuscita dell’evento e per cui risulta difficile giustificare gli investimenti.
Invece, sono ben 5 i principali punti di forza di una app secondo Certain:
1. Serve a soddisfare appieno le aspettative dei partecipanti
La diffusione degli smartphone e dei tablet (in Italia presso quasi metà della popolazione, con punte del 70% fra chi ha meno di 30 anni) crea l’aspettativa di poterli utilizzare anche per accedere ai contenuti di un evento. Così come sono passati dalle iscrizioni su carta alle registrazioni online, gli organizzatori devono ora integrare agli eventi le funzioni mobile per stare al passo con i tempi.
2. Coinvolge attivamente i partecipanti
Quella del coinvolgimento dei partecipanti è in astratto una frase fatta nel mondo degli eventi: concretamente, invece, significa fare in modo che le persone prestino attenzione alle informazioni (pratiche, logistiche, di contenuto, di opportunità) sull’evento e le facciano proprie per sfruttarlo al meglio ed esserne quindi più soddisfatti.
3. Riduce i costi e aumenta la sostenibilità
Ridurre l’utilizzo di carta significa non solo contenere l’impatto ambientale, ma anche ridurre le spese. È sufficiente calcolare quanto costa stampare programmi, materiali e agende degli eventi per tutti i partecipanti, incluse le ristampe dovute a cambiamenti dell’ultimo minuto, per rendersi conto di quanti soldi può fare risparmiare un’app.
4. Semplifica il lavoro dell’organizzazione
Un’applicazione mobile elimina il lavoro manuale di editing di programmi e materiali perché tutti i cambiamenti vengono aggiornati istantaneamente. Inoltre, la app consente di inviare aggiornamenti, annunci e informazioni dell’ultimo minuto raggiungendo con facilità i partecipanti e facilitando grandemente i flussi di comunicazione.
5. Facilita la raccolta dei feedback
Attraverso le app, i partecipanti possono esprimere la propria opinione su una miriade di aspetti dell’evento: dalla valutazione di uno speaker al giudizio sull’albergo, dai servizi del centro congressi al format dell’evento. Per l’organizzatore, raccogliere queste informazioni sul supporto digitale significa evitare di doverle trascrivere dai questionari compilati su carta (altro risparmio di spesa e vantaggio ecologico).
Ma per procedere in concreto alla programmazione di un’app per ogni evento, è necessario porre risposta ad alcuni quesiti:
1) Come fare per scegliere la App più adatta per il proprio evento?
Una volta compresi i vantaggi delle app, occorre valutare quale tipologia è la più indicata per il proprio evento, in base alla sua dimensione e complessità.
Può essere utile valutare se legare o meno la app alla piattaforma di registrazione, affinché i dati fluiscano dai form di registrazione sul sito dell’evento direttamente alla app senza necessità di fare aggiornamenti manuali; quali sono le funzionalità più interessanti per il proprio target; quali sono i tempi di definizione dei contenuti e del programma, per capire se sono necessari aggiornamenti fino all’inizio dell’evento e infine, naturalmente, quale budget e quale staff si ha a disposizione per sviluppare la app.
2) Come favorire il download dell’app tra i partecipanti
Il lavoro non termina quando la app è pronta per il download, avverte Certain, perché i partecipanti a un evento devono essere sollecitati ad utilizzarla. È necessaria quindi una strategia di promozione della app, che può articolarsi in diversi ambiti e in diversi tempi. Prima dell’evento, la app può essere promossa contestualmente all’apertura delle registrazioni, includendo un link nelle email di invito o sul sito, oppure nella pagina web della registrazione.
Durante l’evento, il QR code che porta alla pagina di downolad può essere stampato su tutta la cartellonistica, partendo da quella di accoglienza all’aeroporto fino a quella in sede d’evento. Lo staff sul sito può a sua volta contribuire alla promozione, ricordando alle persone che la app è disponibile e aiutando magari chi è in difficoltà a orientarsi con le funzionalità.
3) Come tenere alta l’attenzione attraverso la App
A questo punto Certain fa questa considerazione: bene, adesso che c’è la app e i partecipanti all’evento l’hanno scaricata: come si fa a sfruttare al meglio l’attenzione che si è riusciti a catturare? Coinvolgendoli, ovviamente.
Ecco 3 modi concreti:
• comunicare aggiornamenti (o condividere giochi e piccole competizioni) attraverso la app;
• integrare i social media nelle funzionalità della app per stimolare il buzz online sull’evento;
• permettere ai partecipanti di connettersi fra loro e fissare appuntamenti attraverso la app perché il networking, dopo il contenuto, è il motivo principale per cui si partecipa a un evento.
4) Misurare la App per misurare l’evento
Ultimo step, l’utilizzo dell’app per misurare l’evento e misurare l’app per valutarne l’efficacia. I giudizi su speaker e sessioni, per esempio, possono essere dati dai partecipanti tramite l’app e in tempo reale, prima che lascino la sala. Includere un gioco o un gadget virtuale per chi completa il più alto numero di questionari di feedback può essere una buona idea.
Importante anche monitorare, attraverso Google Analytics, l’uso che è stato fatto della app: quanti partecipanti l’hanno scaricata, aperta, utilizzata, quali sezioni o pagine sono state viste di più etc. I dati serviranno per migliorare e ottimizzare la versione successiva o quella per un prossimo evento.
Prendere ispirazione da questi preziosi consigli, può rendere un evento turistico davvero interessante e catalizzante.
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