Officina del Revenue Manager: le fondamenta del Forecast

Durante le tre settimane trascorse dall’inaugurazione di questa “officina” mi sono imbattuto in altre rubriche che si erano poste gli stessi obbiettivi di quella che state appunto leggendo.

Per un attimo ho pensato che (finalmente) qualcun altro, prima di me, avesse deciso di fare finalmente chiarezza su cosa vuol dire costruire, gestire e leggere un forecast, ma mi son dovuto subito ricredere!!!

Il filo conduttore è sempre lo stesso: poche informazioni importanti e molto confuse. Questa rimane fino ad ora veramente l’unica rubrica passo-passo per la realizzazione dello strumento principale del RM (revenue manager).

Non ne siete convinti? Avete ragione di esserlo!!! Non abbiamo ancora iniziato!

E allora partiamo! Start, Tutti i programmi, Microsoft Office, Microsoft Office Excel.

Mi sento un po’ Giovanni Muciaccia. “Aprite Excel, fatto???”

Bene! Iniziamo a dare un nome alle colonne. Quindi, sulla riga 1 del nostro foglio di lavoro excel scriveremo i seguenti titoli (per comodità di utilizzo inserite le sigle consigliate tra parentesi. Più avanti spiegheremo nel dettaglio il dato che ogni singola colonna dovrà contenere):

Colonna A: Data (DATA) – Colonna B: Capacità Hotel (TOT CAM HTL) – Colonna C: Camere vendute (CAM VEND) – Colonna D: Camera singola (SGL) – Colonna E: Camera doppia (DPP) – Colonna F: Camera tripla (TPL) – Colonna G: Produzione del giorno (PROD DEL GIORNO) – Colonna H: Ricavo Medio Camera (RMC) – Colonna I: Ricavo per camere disponibili (REV PAR) – Colonna J: Occupazione percentuale (OCC %).

Dovreste ottenere un risultato molto simile a quello in figura:

Mentre adattate la riga in modo che ognuna delle celle possa contenere il testo completo (dimensioni righe e colonne e capo automatico da formattazione celle), vediamo ogni colonna nel dettaglio.

Data: contiene la data alla quale faranno riferimento tutti i dati di quel determinato giorno. Come realizzare un calendario velocemente? In corrispondenza della cella che si trova in A3 scrivete la data 01/08/2012 (ricordatevi di formattare la colonna in modo che il formato della data venga riconosciuto in automatico. Potete fare questa operazione accedendo al menù formato celle. Se non ricordate come fare potete cercare su google: “formattazione celle excel”). Per scrivere in una cella potete scrivere direttamente dentro la cella oppure usando la barra della formula in alto nel menu. In corrispondenza della cella A4 invece inseriremo una formula semplicissima, ossia: “=A3+1” (nb: tutte le formule indicate da ora in avanti, inclusa quella appena citata sono da inserire sul foglio di calcolo senza virgolette). Basterà poi selezionare la cella A4 e, partendo dal quadratino nero che si trova nel suo angolo a destra, trascinare la selezione giù quanto basta per avere tutto il calendario del mese di Agosto. La potenza dei fogli di calcolo è che, in automatico, con l’operazione di trascinamento, generano in automatico le formule seguendo il criterio logico che abbiamo impostato con la selezione. Vedrete più avanti come sarà facile inserire solo una volta la formula per poi riportarla su tutto il foglio tramite pochi click (per approfondimenti potete fare delle ricerche per argomenti direttamente su google).

Capacità Hotel: è la colonna che, in corrispondenza di ogni data del vostro calendario, deve riportare sempre il numero totale di camere disponibili del vostro albergo. Nel nostro esempio l’hotel in questione ha 70 camere. Selezionate la prima cella e poi trascinate la selezione fino a fine mese.

Camere vendute: conterrà il numero delle camere che saremo riusciti a vendere ogni giorno. Ricaveremo questo dato da una formula ottenuta tramite la differenza tra le camere totali dell’hotel (B3) e la somma delle camere ancora disponibili suddivise per tipologia (D3, E3, F3). Quindi, nella cella C3 scriveremo “=B3-(D3+E3+F3)”.

Colonne delle varie tipologie di camere: In queste colonne dovremo inserire le camere disponibili di ogni tipologia per ogni giorno. Nel nostro caso l’hotel è composto da 20 camere singole, 47 camere matrimoniali e 3 camere triple. Selezionate tutte e tre le celle dopo aver inserito le vostre camere disponibili e riportate tutti e tre i valori fino a fine mese.

Produzione del giorno: Inseriremo in questo campo l’importo della produzione camere di ogni giorno (netto iva o iva inclusa è lo stesso. È importante che in seguito facciate sempre la stessa scelta). Per adesso inserite ovviamente 0,00 e formattate le celle in modo da contenere un valore “valuta”. Anche qui cosa rimane da fare? Formattate la prima cella e poi riportate tutto fino a fine mese.

Ricavo medio camera: è pari al ricavo complessivo giornaliero diviso per il numero di camere che abbiamo venduto. La formula da inserire nella cella H3 sarà quindi “=G3/C3”. Il risultato che il foglio di calcolo vi restituirà per adesso sarà un messaggio di errore (#DIV/0!) perché stiamo dividendo dei valori pari a zero. Questo problema si risolverà in automatico non appena inizieremo ad inserire valori diversi da zero. Riportiamo la formula fino a fine mese ed andiamo avanti.

Ricavo per camere disponibili: Altro non è che il ricavo complessivo giornaliero diviso il numero totale delle camere che l’hotel ha a disposizione. Vedremo più avanti il suo supporto fondamentale affiancato all’indice poco fa descritto, il ricavo medio camera. La formula da inserire nella cella I3 è quindi “=G3/B3”, fino a fine mese.

Occupazione percentuale: è la traduzione del numero di camere vendute sottoforma di percentuale in modo che sia più immediato capire l’andamento delle vendite. È volgarmente chiamato anche coefficiente di riempimento e si ottiene dividendo le camere vendute con le camere disponibili, per cento. La formula da inserire in cella J3 sarà “=C3/B3”. Qui è fondamentale utilizzare la formattazione celle per dare in automatico a questo rapporto la forma in percentuale (formato celle – numero – percentuale). Riportate tutti i valori fino a fine mese e passiamo alla fase conclusiva del foglio mensile.

Affinchè a fine mese il nostro foglio di calcolo possa restituirci dei valori totali per ogni colonna e sufficiente inserire le seguenti formule:

in B35: “=SOMMA(B3:B33)”
in C35: “=SOMMA(C3:C33)”
in D35: “=SOMMA(D3:D33)”
in E35: “=SOMMA(E3:E33)”
in F35: “=SOMMA(F3:F33)”
in G35: “=SOMMA(G3:G33)”

Per capire meglio il funzionamento delle formule e ottenere indicazioni su come comporle potete anche farvi aiutare dal tasto “fx” che si trova all’inizio della barra della formula.

Completiamo con:

in H35: “=G35/C35”
in I35: “=G35/B35”
in J35: “=C35/B35”

Possiamo personalizzare il nostro foglio mettendo in risalto i bordi delle celle o il colore dello sfondo. Il risultato finale sarà pressappoco così:

Adesso non vi rimane che creare tutti gli altri mesi (almeno fino a Dicembre 2012). Basta un minimo di dimestichezza e con dei copia ed incolla avrete il vostro FORECAST 2012 pronto all’uso in meno di 1 minuto.

Avete un mese per iniziare a prenderci confidenza. Ci potete “giocare” magari mentre state sotto l’ombrellone!!!

Dal prossimo appuntamento inizieremo a vedere il funzionamento e la lettura dei dati.

Buon divertimento!!!

Articoli correlati:
• Da oggi tutti al lavoro nell’Officina del Revenue Manager