Come scegliere il giusto software gestionale per hotel

Come scegliere il giusto software gestionale per hotel? Scopriamolo con Slope, azienda che sviluppa un software gestionale cloud tutto in uno per hotel.

Abbiamo con noi Michela Baldarelli, Sales Director e consulente di Marketing Turistico per Slope.

Approfittiamo della sua disponibilità per scoprire meglio che cos’è e come funziona Slope.

Ma soprattutto le chiediamo quali consigli darebbe a un albergatore che ha intenzione di scegliere un nuovo sistema gestionale per la propria struttura ricettiva.

Alla scoperta dei software di gestione alberghiera

FormazioneTurismo: Ciao Michela! Ci racconti brevemente di cosa si occupa la vostra azienda?

Michela: Slope è un’azienda che si occupa di sviluppo software e consulenza alberghiera, negli ultimi anni abbiamo sviluppato una moderna piattaforma web che integra strumenti gestionali fondamentali per l’albergatore.
Parliamo di:

• PMS (gestionale hotel)
• Booking Engine
• Channel Manager
• CRM con preventivatore integrato
• Slope Pay (sistema di incasso per hotel)
• App dedicate per gestire food and beverage, housekeeping, scanner documenti, privacy digitale e molto altro.

La soluzione Slope “all in one” unisce in un’unica soluzione software tutti gli strumenti di cui ha bisogno un hotel.

Quando abbiamo gettato le fondamenta del software Slope avevamo 2 obiettivi ben chiari in mente.

Il primo di creare un software affidabile, flessibile e potente che però fosse al contempo molto intuitivo e facile da usare. Inoltre volevamo offrire una soluzione “all in one”, in grado di dare più controllo all’albergatore.

Alla base dell’architettura della piattaforma c’è un software cloud moderno, in grado di evolvere seguendo le esigenze del mercato turistico e dei gestori delle strutture.

FT: Quanto è importante un software gestionale per un hotel?

Michela: Un software gestionale è senza dubbio uno strumento fondamentale sia per l’albergatore sia per il suo team di addetti ai lavori.

Impensabile gestire un hotel senza PMS

Michela: Credo infatti che senza un software gestionale (PMS) moderno sia praticamente impossibile per un hotel operare in modo efficiente ed economicamente conveniente.

Se ci si trova a dirigere o amministrare una struttura ricettiva e NON SI UTILIZZA un software gestionale per hotel in maniera corretta, molto probabilmente si sta perdendo una discreta quantità di denaro.

Il settore dell’ospitalità si è evoluto, i soggiorni sono diventati più brevi ma più frequenti.

Le recensioni spostano somme importanti di fatturato ed i social hanno assunto un ruolo chiave per affermare il proprio brand.

Tuttavia quello che non è cambiato negli anni è che una stanza invenduta non comporta semplicemente un mancato guadagno, ma porta con sé una serie di costi fissi non recuperabili.

Per questa ragione abbiamo ideato Slope con lo scopo che un software gestionale non debba essere semplicemente uno strumento in grado di salvare e organizzare dati (come un foglio excel evoluto), ma debba automatizzare operazioni e task con la duplice finalità di semplificare il lavoro ed incrementare i guadagni dell’hotel.

Quando il PMS non è al passo con i tempi

FT: Che cosa consigli ad un albergatore che utilizza un PMS un po’ “datato”?

Michela: Mi capita di parlare con albergatori che utilizzano un PMS (per fortuna!). Ma altrettanto spesso capita di sentirli dire che sono in possesso di un software acquistato anni fa che però “è una Ferrari” (cito testualmente), perché ritenuto molto potente e in grado di fare molte cose… Ma loro ne sfruttano solo il 10% perché è complesso da usare.

Insomma con tutta franchezza ritengo che se non si riesce ad usare un software al 100% allora probabilmente questo NON è una “Ferrari”!

Per citare un esempio illustre, Steve Jobs era fermamente convinto che un prodotto non dovesse avere bisogno di un manuale di istruzioni. Ha infatti ripetuto più volte la frase: “la semplicità è la maggiore sofisticazione”.

La sua idea di fondo era quella di dare massima usabilità ad un prodotto, senza doversi affidare ad un manuale o a una guida.

Le caratteristiche di un buon software gestionale

FT: Oltre alla facilità d’uso, quali altre cose bisogna analizzare quando si sceglie un software gestionale per il proprio hotel?

Michela: Se si parla di software gestionale PMS occorre definire le funzionalità di base che rientrano a pieno titolo nella sfera di competenza del gestionale.

Ad esempio: gestione check-in e check-out, calendario delle prenotazioni, schedine alloggiati ed ISTAT, gestione delle tariffe, prezzi e restrizioni, reportistica fiscale, sistema di fatturazione, reportistica statistica, listini, tariffe, gestione condizioni di prenotazione.

Quanto elencato sopra è una linea di massima delle funzioni “must” che un software di gestione per hotel deve essere in grado di svolgere.

Tuttavia è molto importante ricordare che un PMS non può essere adottato da solo, ma deve essere collegato ad un booking engine e a un channel manager.

Noi di Slope siamo fortemente convinti che affinché un software sia veramente facile da usare questo debba essere tutto in uno (“all in one”), ossia un solo ecosistema di strumenti software integrati e connessi fra loro.
Perché solo in questo modo si riesce a semplificare drasticamente il proprio lavoro e ridurre la possibilità di commettere errori.

Il buon booking engine? Integrato con PMS e sito web

FT: Quindi anche il booking engine di Slope è integrato con il PMS?

Michela: Certamente!

Il booking engine, ossia quell’appendice software in grado di ricevere prenotazioni dal sito web ufficiale della struttura, può essere personalizzato nella sua interfaccia direttamente dal pannello di gestione Slope. E si aggiorna in automatico con prezzi, disponibilità e promozioni.

Sembra banale ripeterlo, ma il booking engine è uno strumento fondamentale per attuare strategie di disintermediazione turistica. Questo perché si possono vendere direttamente dal proprio sito le camere, senza la necessità di intermediari.

Un buon booking engine deve essere anche facile da integrare nel proprio sito web. Per questa ragione abbiamo creato dei plugin per agevolare il vostro webmaster di fiducia che possono essere integrati velocemente e che siano allo stesso tempo chiari per l’utente.

FT: Come funziona un channel manager integrato e “trasparente”?

Michela: Partiamo affermando che il channel manager è uno strumento software indispensabile che permette di sincronizzare automaticamente disponibilità, tariffe, prezzi, restrizioni e prenotazioni tra il sistema di gestione Slope ed i portali di vendita online (OTA).

Il channel manager che c’è… ma non si vede

Michela: Il channel manager lavora in modo “trasparente” ossia opera sulla base delle impostazioni inserite dall’albergatore (quali risorse da vendere, per quali periodi e a quali prezzi). Ma una volta che Slope è configurato come desiderato possiamo dire che l’albergatore per utilizzare il channel manager di Slope non dovrà più fare nulla, perché tutto viene gestito automaticamente… Per questo è “trasparente”, non si vede ma c’è.

Quando l’operatore dell’hotel inserisce nel planning una prenotazione per un determinato giorno/camera, il channel manager procederà a calare le disponibilità sui portali OTA.

Quando si riceve una prenotazione tramite un portale online (OTA), questa viene automaticamente inserita nel planning Slope includendo i riferimenti del cliente e la carta di credito inserita nel portale a garanzia.

Per quanto riguarda invece l’aggiornamento dei prezzi e delle tariffe, basta modificare i prezzi nel PMS Slope e immediatamente questi verranno sincronizzati secondo le impostazioni definite nel sistema (ad esempio applicando maggiorazioni per portali specifici o diverse condizioni di prenotazione).

Gli altri strumenti che fanno crescere l’hotel

FT: PMS, booking engine, channel manager, bastano questi strumenti all’albergatore o c’è di più?

Michela: L’idea di Slope, software gestionale cloud tutto in uno per hotel, è quella di offrire in un unico software tutte le funzionalità di cui si ha bisogno per gestire la propria struttura ricettiva.

Un hotel riceve decine di richieste di preventivo ogni giorno e la creazione e l’invio manualmente di preventivi sono un lavoro estenuante sotto diversi aspetti. Per questo una funzionalità esclusiva del modulo CRM preventivi integrato nel software gestionale Slope è quella di permettere la creazione di preventivi per singoli, gruppi e comitive.

Fondamentale è anche il lavoro svolto da Slope Pay, sistema di incasso ideato per semplificare il lavoro in albergo.

Slope Pay permette di gestire incassi e processare pagamenti e carte a garanzia da booking engine. Ma non solo, infatti attraverso questa funzionalità è possibile riconciliare automaticamente gli incassi tramite pos fisico collegato al gestionale.