Perchè gli alberghi dovrebbero usare Microsoft Sharepoint

La diffusione della tecnologia digitale nelle attività alberghiere ha spinto i gestori di hotel a scegliere programmi informatici, come Microsoft Sharepoint, che permettono di ottimizzare e rendere più veloce lo scambio dei documenti.

Molti gestori di hotel, specialmente quelli che hanno più strutture al loro attivo, vorrebbero trasferire e centralizzare le informazioni su una piattaforma online a cui i collaboratori possano accedere facilmente e rapidamente.

Sharepoint è la proposta di Microsoft che offre la possibilità di collegarsi da qualunque luogo e dispositivo per visualizzare i documenti, modificarli in modo efficiente e con la massima sicurezza.

Nel nostro articolo approfondiremo come si usa Microsoft Sharepoint e come sfruttarlo al meglio nel proprio hotel.

Trasformare digitalmente l’hotel con Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint consente di realizzare dei siti interni per facilitare il lavoro di gruppo, individuare velocemente le informazioni e cooperare senza ostacoli.

All’interno della piattaforma, grazie alla compatibilità con le altre Applicazioni Business dell’ambiente Microsoft.

Ad esempio con Teams, Word, Excel, Powerpoint ed Access è possibile caricare qualunque tipo di documento in modo da potervi accedere da qualunque posizione.

Questo consente di creare una collezione di documenti alla quale più utenti possono partecipare anche simultaneamente modificandoli in tempo reale.

La condivisione delle informazioni e dei documenti in tempo reale permette di migliorare l’attività quotidiana all’interno delle strutture alberghiere.

Si pensi che una migliore comunicazione tra i reparti porta non solo un miglioramento dell’ambiente lavorativo ma anche un aumento del livello di servizio percepito dal cliente.

Confermare le prenotazioni con Sharepoint in hotel

Le molteplici funzionalità di Sharepoint, come abbiamo visto, agevolano i processi, la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’hotel.

Uno dei temi più dibattuti dagli albergatori è la gestione delle conferme di prenotazione.

Di solito, all’interno delle strutture alberghiere, si crea una cartella condivisa in rete dove l’ufficio prenotazioni inserisce, ordinate per mese, tutte le comunicazioni relative alle prenotazioni.

Questi documenti spesso non sono facilmente reperibili all’interno di un server e si rischia di sprecare tempo.

Microsoft Sharepoint permette di ordinare tutti i documenti relativi alle prenotazioni facilitandone la ricerca e accelerandone il recupero.

Un ulteriore vantaggio di portare i documenti in cloud è quello di favorire il lavoro anche da remoto da qualunque dispositivo fisso o mobile.

Infine, grazie alla compatibilità nativa con Teams è possibile semplificare le comunicazioni interne legate alla gestione delle conferme di prenotazione, permettendo allo staff di lavorare in maniera coordinata e precisa.

Non solo conservazione dei documenti dell’hotel

Con Microsoft Sharepoint, si può non solo caricare e condividere dei documenti con i colleghi, ma, come dicevamo all’inizio, si può creare dei siti interni aziendali.

In un hotel, la realizzazione di questi spazi online, migliora la comunicazione tra reparti e coinvolge in maniera attiva tutto lo staff.

Perché usare un foglio di calcolo o dei post-it facilmente perdibili per relazionarsi con i propri colleghi?

Con Sharepoint si può creare dei modelli di sito e degli elenchi personalizzati.

Inoltre, i siti con Sharepoint permettono di creare delle logiche e dei flussi automatizzati per migliorare e semplificare lunghi processi.

Accedere alle informazioni in maniera centralizzata e sicura

Oltre alla possibilità di creare e distribuire flussi di lavoro complessi, un altro dei vantaggi di Microsoft SharePoint è la sicurezza dei dati conservati tramite:

codifica end-to-end;
controlli dei dati affidabili e altamente personalizzabili;
prevenzione integrata della perdita dei dati.

Questo elemento è molto importante per la cybersicurezza dell’hotel poiché vengono gestiti ogni giorno dati personali sensibili dei clienti.

È possibile all’interno di SharePoint applicare dei criteri di controllo da un’unica dashboard in modo da proteggere le informazioni più delicate.

Gli amministratori della piattaforma possono, infatti, controllare e regolare la governance impedendo ai dipendenti di rivelare erroneamente o intenzionalmente i dati.

Sharepoint e le altre soluzioni Microsoft per l’hotel

Con le soluzioni Microsoft è possibile migliorare l’operatività quotidiana e il servizio percepito dai clienti in hotel.

I software forniti da Serenissima Informatica, basati sull’architettura Microsoft, che migliorano e gestiscono a 360° i diversi reparti dell’hotel come ad esempio:

Hotel Back Office: il software basato sull’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central che gestisce a 360° tutta la contabilità dell’hotel, dalle attività di amministrazione al magazzino al controllo di gestione con lo standard internazionale USALI;
Hotel Selfie ed iSelz Selfie: le piattaforme di analisi che sfruttano le potenzialità analitiche della Business Intelligence di Microsoft per trasformare i dati dell’hotel e del reparto F&B in informazioni utili;
Serinf 365: è la soluzione di Serenissima Informatica in cloud che integra Microsoft 365 e i più moderni software antivirus, antispam e di backup dati.