Come gestire l’economato in hotel
L’ufficio economato in un hotel è il fulcro dell’ottimizzazione e del controllo dei flussi di beni e materiali.
Questa area richiede un’accurata raccolta di informazioni e dati relativi alle necessità dei prodotti all’interno della struttura alberghiera al fine di coordinare gli acquisti e i rifornimenti in modo efficiente.
Un corretto approccio all’acquisto, supervisionato dall’ufficio economato, riveste un ruolo di vitale importanza per la gestione globale dell’hotel.
Una gestione oculata dei rifornimenti consente di:
- Ridurre gli sprechi, evitando eccessi o carenze di prodotti, e di conseguenza, riducendo i costi legati all’immagazzinamento.
- Mantenere l’aderenza ai budget stabiliti dalla direzione.
- Incrementare la redditività dell’hotel ottimizzando il rapporto tra costi e ricavi.
In questo articolo, esamineremo in dettaglio come gestire con successo l’economato in un hotel in modo efficace e ben strutturato.
Ruolo e funzioni dell’ufficio dell’economo in un hotel
Il responsabile dell’ufficio economato in un hotel è conosciuto come l’economo, una figura chiave che gestisce l’intero flusso di merci, materiali e servizi legati all’operatività della struttura.
Un’eccellente gestione delle sue responsabilità garantisce:
- Un approvvigionamento puntuale dei vari reparti dell’hotel.
- La disponibilità di informazioni in tempo reale sullo stato delle scorte in magazzino.
- La possibilità di monitorare i consumi dei vari reparti dell’hotel.
Le funzioni dell’ufficio economato in un hotel si focalizzano sulla coordinazione efficiente delle necessità dei vari reparti, prendendosi cura di:
- Fornire i prodotti, le attrezzature e i servizi richiesti attraverso attività di rifornimento.
- Gestire la fase di acquisto, dalla gestione delle procedure di appalto all’emissione degli ordini di acquisto.
- Mantenere i beni deperibili in condizioni ottimali e garantire una corretta gestione delle scorte in magazzino.
- Coordinare la distribuzione dei beni ai reparti pertinenti, garantendo una logistica efficiente.
- Fornire rapporti dettagliati analizzando i dati relativi ai consumi nei vari reparti per una corretta gestione alberghiera.
Gestione delle scorte e del magazzino in un hotel
Non tutte le strutture alberghiere in Italia dispongono di un ufficio economato con una figura dedicata.
Spesso, questa responsabilità viene affidata al reparto amministrativo, che tradizionalmente si occupa degli acquisti dell’hotel.
In queste situazioni, diventa essenziale disporre di un software specializzato in contabilità e gestione che semplifichi il lavoro dell’economato.
I software di gestione alberghiera dedicati alla contabilità giocano quindi un ruolo chiave in questa dinamica.
Grazie a questi strumenti, è quindi possibile ottenere automaticamente tutti i dati relativi ai consumi effettuati dai vari reparti dell’hotel.
Ciò consente una gestione semplificata delle scorte e delle procedure di rifornimento.
Inoltre, la connessione tra il software di contabilità alberghiera e il sistema di gestione alberghiera (PMS) offre una visione completa delle attività contabili giornaliere, inclusi:
- Le prestazioni giornaliere della struttura alberghiera.
- La situazione dei pagamenti, compresi documenti emessi e pagamenti in sospeso.
- Dati statistici per confronti temporali.
- Informazioni sulle scorte in tempo reale.
Soluzioni per l’Efficiente Gestione dell’Economato in un Hotel
Abbiamo visto come i software di contabilità e controllo di gestione alberghiera permettano di gestire in modo preciso ed efficiente tutte le operazioni dell’economato.
Con Hotel Back Office di Serenissima Informatica, basato sul sistema ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, è quindi possibile gestire la contabilità dell’hotel in modo completo e agevole, semplificando le attività dell’economato, tra cui:
- Gestione degli ordini: creazione di processi di approvvigionamento direttamente dagli ordini di acquisto o documenti di trasporto.
- Associazione dei fornitori alle liste degli acquisti più frequenti, con la possibilità di designare il magazzino di destinazione.
- Gestione dei trasferimenti tra i vari reparti, specificando la collocazione dei prodotti e i movimenti interni tra il magazzino centrale e i reparti di consumo.
- Suggerimento automatico dei rifornimenti basato su quantità di stock predefinite.
- Gestione degli inventari periodici, determinando con precisione i costi delle merci vendute.
Inoltre, Hotel Back Office aderisce agli standard internazionali USALI (Uniform System of Accounts Reporting for the Lodging Industry) per una corretta contabilità nelle strutture alberghiere.
Per ulteriori informazioni su come gestire l’economato in un hotel attraverso Hotel Back Office visita il sito di Serenissima Informatica.
