Tutto quello che devi sapere sulla pre-autorizzazione delle carte di credito in hotel
Il processo di pre-autorizzazione delle carte di credito negli alberghi è una prassi comune per assicurare il pagamento del pernottamento.
Questa procedura consiste nel riservare temporaneamente una somma sulla carta di credito del cliente, solitamente dopo l’arrivo o la scadenza del termine di cancellazione.
L’ammontare, che generalmente equivale alla penalità per cancellazione, viene quindi riservato sulla carta usata per la prenotazione o quando l’hotel dispone i fondi.
Al check-out, le situazioni possono variare:
- l’hotel incassa la pre-autorizzazione per saldare il conto al momento del pagamento;
- se il cliente sceglie un metodo di pagamento alternativo, ad esempio in contanti, l’hotel rilascia la pre-autorizzazione;
- se non si effettuano operazioni legate alla pre-autorizzazione, questa viene annullata automaticamente dopo un certo periodo.
Pre-autorizzazione in hotel: come funziona
La pre-autorizzazione è un fermo temporaneo di fondi sulla carta di credito, senza movimenti bancari reali.
La banca o l’ente emittente della carta di credito autorizza il blocco dell’importo.
Questo permette agli hotel di verificare la disponibilità finanziaria sulla carta del cliente durante la prenotazione.
Una volta confermata la disponibilità, si procede con la conferma della prenotazione.
Normalmente, la pre-autorizzazione avviene circa venti giorni prima dell’arrivo del cliente per evitare il rischio di carte senza fondi.
Quanto e quando preautorizzare
Gli importi e i tempi di pre-autorizzazione variano a discrezione dell’hotel, spesso corrispondendo alla penalità di cancellazione o a un importo maggiore per coprire eventuali extra.
Se il cliente paga con la stessa carta di credito, si procede al saldo del conto.
In caso di pagamento con un’altra carta o in contanti, si annulla la pre-autorizzazione.
Durata, blocco e sblocco dell’importo
La pre-autorizzazione dura massimo ventuno giorni dalla prenotazione.
Durante questo periodo, è possibile addebitare o rilasciare l’importo.
Se non si effettuano operazioni, i fondi tornano disponibili per il cliente.
Il tempo necessario per rendere nuovamente disponibile l’importo varia da 72 ore a 21 giorni, a seconda dell’ente emittente della carta e del metodo di storno.
Se la pre-autorizzazione viene negata, l’hotel richiederà al cliente un’altra carta o un diverso metodo di pagamento.
Se ciò non è possibile, la prenotazione può essere annullata.
Come effettuare una pre-autorizzazione con protel PMS e Planet
La pre-autorizzazione può essere effettuata tramite protel PMS integrato con sistemi di pagamento Planet.
Ad esempio, un cliente che prenota un hotel con una penalità di cancellazione specifica può utilizzare il PMS per bloccare l’importo sulla sua carta di credito.
In caso di cancellazione o al momento del check-out, il PMS consente di convertire la pre-autorizzazione in addebito o di gestire il pagamento.
I vantaggi di questo sistema per hotel e clienti includono la facilità di gestione delle pre-autorizzazioni, la sicurezza delle informazioni di pagamento tramite tokenizzazione e la flessibilità di scelta del metodo di pagamento.
I vantaggi della pre-autorizzazione
Grazie alla pre-autorizzazione eseguita di protel PMS integrato con il sistema di pagamento Planet non ottiene vantaggi solo l’albergatore, ma anche il cliente:
- Con pochi passaggi è possibile creare, impostare, modificare e stornare le pre-autorizzazioni direttamente dal PMS;
- dopo l’avvenuta conferma della prenotazione, il cliente è libero di scegliere se pagare con la carta di credito utilizzata per la prenotazione online, se pagare in contanti o con un altro metodo in tutta semplicità.
- Le informazioni sensibili legate ai pagamenti sono tenute al sicuro grazie alla tokenizzazione dei dati delle carte di credito.
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