La differenza tra acconto e caparra in hotel

Spesso usati come sinonimi, acconto e caparra sono due termini che creano dubbi e perplessità agli addetti ai lavori meno esperti, soprattutto nell’ambito hospitality.

La prenotazione di un soggiorno in hotel sappiamo che può avvenire attraverso diversi canali come:

booking engine del sito;
e-mail;
telefono;
OTA
e altri canali di prenotazione.

Spesso, per riservare una prenotazione, la struttura ricettiva può richiedere al cliente una somma di denaro come garanzia con diverse politiche di restituzione in caso di cancellazione.

Ed è proprio qui che nasce la differenza tra caparra e acconto: scopriamo perché.

Acconto e caparra: quali sono le principali differenze

Secondo il Codice civile italiano:

Acconto: è l’anticipo dovuto che il cliente versa per pernottare in una struttura alberghiera. Nel caso di disdetta della prenotazione l’ospite ha diritto alla restituzione dell’intero importo versato.
Caparra: è la somma che costituisce la garanzia di un contratto. In questo caso la cancellazione non permette al cliente di ricevere la restituzione dell’anticipo.

Da qui emerge una prima grande differenza, ovvero che l’acconto tutela il cliente, mentre la caparra tutela la struttura ricettiva.

Proseguendo all’interno del Codice civile, si evince un’altra grande differenza fra questi due versamenti che riguarda l’emissione del documento fiscale:

in caso di acconto: deve essere emessa immediatamente una ricevuta, fattura o scontrino al momento dell’incasso, poiché quell’importo è rilevante ai fini delle imposte. Se la prenotazione viene cancellata l’albergatore dovrà emettere un documento di storno e restituire l’importo versato.
in caso di caparra: non vi è l’obbligo d’emissione del documento fiscale. L’albergatore al momento dell’incasso può emettere una semplice ricevuta che attesti il versamento da parte del cliente, se l’importo versato supera 77,47 € occorre applicare sulla ricevuta una marca da bollo da 2 €. La caparra non genera né ricavi né perdite e non influenza le imposte in quanto si tratta di un deposito temporaneo.

Infine, la caparra può avere una doppia natura definendo due tipologie distinte di caparra:

confirmatoria;
penitenziale.

Caparra confirmatoria o penitenziale? Come distinguerle

La caparra confirmatoria è una cifra che il cliente paga all’albergatore per assicurarsi un posto in struttura.

La peculiarità di questa forma di caparra è che, se il cliente annulla la prenotazione o non si presenta, l’albergatore può pretendere il pagamento integrale di tutto il soggiorno dovuto.

Questo significa che, oltre a non riavere la caparra pagata, il cliente dovrà saldare anche la quota restante perché deve indennizzare l’albergatore della perdita economica.

Nel caso opposto, cioè se l’albergatore non riesce a fornire il soggiorno previsto dal contratto, il cliente può chiedere il doppio di quanto pagato in caparra.

Questa richiesta può però essere evitata se il cliente accetta di essere sistemato in una struttura di pari o superiore livello a quella concordata.

Nel caso di trasferimento, tutte le spese per lo spostamento e le differenze di tariffa sono a carico dell’albergatore.

Nel caso in cui la caparra sia penitenziale, la cifra pagata dal cliente come garanzia di prenotazione viene tenuta dall’albergatore se il cliente disdice la prenotazione.

L’albergatore non potrà, come nel caso della confirmatoria, pretendere la quota restante del soggiorno.

Soluzioni digitali per gestire caparra e acconto in hotel

Per poter gestire al meglio l’acconto e la caparra in hotel gli albergatori devono adottare soluzioni tecnologiche in grado di gestire in maniera automatizzata i pagamenti e semplificare i processi.

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