Che cos’è e come funziona il web check-in
I clienti degli hotel sono sempre più digital oriented e la tendenza è quella di usufruire sempre di più di soluzioni smart in grado di fornire una customer experience di alto livello.
Uno dei servizi più ricercati e apprezzati è il web check-in, una tecnologia che tutti gli albergatori dovrebbero mettere a disposizione dei propri ospiti.
Conosciuto anche come check-in online, questo servizio segna una nuova meta nella trasformazione digitale della guest journey.
Gli albergatori, infatti, automatizzano e velocizzano le procedure di check-in evitando lunghe code o attese al front desk.
I clienti possono compilare con i loro dati quando e dove vogliono un form online personalizzato con la brand identity dell’hotel.
Questo permette allo staff addetto all’accoglienza di ricevere l’ospite interagendo attivamente con lui al momento dell’arrivo.
In questo modo il servizio percepito dal cliente sarà migliore e, dal lato operativo, il vantaggio sarà quello di avere i dati raccolti dal form online già presenti all’interno delle anagrafiche del PMS dell’hotel.
Tutti i vantaggi del Web check-in
Come abbiamo detto in precedenza il web check-in è uno strumento digitale che permette di migliorare la gestione delle prenotazioni in hotel.
Grazie alla compilazione del form online è possibile raccogliere facilmente i dati personali degli ospiti da qualsiasi dispositivo fisso o mobile in ogni momento.
Vediamo i 4 vantaggi che questa soluzione dedicata al mondo dell’hospitality porta all’interno della struttura alberghiera.
1. Ottimizzare il lavoro dello staff in hotel
Dal form online tutta la gestione della compilazione dei dati del cliente viene gestita in automatico.
Una volta effettuato l’inserimento delle informazioni da parte del cliente, le anagrafiche vengono aggiornate senza nessun intervento manuale all’interno del PMS.
Lo staff beneficerà di un carico di lavoro più leggero, snello e veloce e potrà dedicare più tempo all’accoglienza dell’ospite coinvolgendolo attivamente.
2. Dati dei clienti a prova di errore
Con il web check-in il cliente compila in maniera autonoma il form online con tutte le sue informazioni garantendo diversi vantaggi all’albergatore.
In caso di un cliente abituale, ad esempio, sarà sufficiente aggiornare i dati, nel caso ci siano stati dei cambiamenti: basti pensare alle modifiche di recapiti telefonici, e-mail o eventuali cambi di indirizzo di residenza.
I dati corretti compariranno automaticamente all’interno delle anagrafiche del PMS, grazie alla stretta integrazione con il web check-in.
In questo caso, il Property Management System diventa il perfetto hub centralizzato che conserverà tutti i dati sempre aggiornati.
3. Evitare le attese alle reception
Il check-in online migliora il servizio di accoglienza del front-desk e velocizza le procedure di registrazione.
Questo comporta una maggiore efficienza dei processi evitando code e attese nei periodi e nelle fasce orarie di maggiore affluenza.
L’ospite può, infatti, effettuare la procedura di check-in online in qualsiasi orario indipendentemente dai suoi impegni.
Gli basterà solamente verificare la sua identità al front desk al momento dell’arrivo.
Per esempio, se l’ospite compila il check-in online alle 2 di mattina nessun intervento manuale dall’addetto al front desk è richiesto.
4. Diminuzione degli errori manuali
Durante la procedura di web check-in l’ospite cliente viene guidato passo dopo passo nella compilazione dei propri dati personali.
Grazie alle tabelle con i campi già impostati, inoltre, si evitano eventuali errori di battitura dell’operatore o del cliente evitando di avere problemi nelle schedine di pubblica sicurezza.
Soluzioni di self check-in per l’hotel
Il miglioramento dei servizi in hotel comincia dalla trasformazione digitale e dall’ottimizzazione delle procedure operative quotidiane.
Utilizzando strumenti innovativi che permettono di fare il check-in online si possono ottenere dei vantaggi a breve, medio e lungo termine.
Una maggiore efficienza nell’erogazione dei servizi permette agli hotel di:
- gestire con più facilità lo staff;
- abbattere i costi in termini di tempo e risorse;
- aumentare le prenotazioni dirette e la marginalità.
Per questo motivo, Serenissima Informatica, propone soluzioni innovative per innovare i processi e portare la digitalizzazione nelle strutture ricettive italiane.
Dalle soluzioni dedicate alla Guest Journey come il web check-in, al Property Management System protel fino a soluzioni gestionali per la ristorazione e sistemi di Business Intelligence e Marketing Automation.
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