Strutture ricettive, check-in digitale per ottimizzare tempi e costi

Le nuove tecnologie e la conseguente possibilità di digitalizzare i servizi, stanno dando un grande aiuto agli albergatori. Oltre che ai titolari e gestori di attività extra alberghiere.

Le risorse digitali aiutano a risolvere problemi che stanno diventando sempre più pressanti per le strutture ricettive.

Da un lato c’è il problema della carenza di personale: in questa fase storica diventa sempre più difficile trovare lavoratori specializzati.

Dall’altro c’è il costante aumento dei costi a far tremare i polsi a proprietari e gestori di hotel, case vacanze e bed & breakfast.

Ebbene: l’automatizzazione dei servizi permette proprio di contenere i costi e di affrancare lo staff da procedure che spesso e volentieri fanno perdere molto tempo.

Quando il check-in fa perdere tempo e soldi

Si prenda il caso del check-in negli hotel o in altre strutture ricettive. La scena può essere immaginata facilmente.

Chiedi i documenti degli ospiti. Aspetta mentre li cercano. Poi fai le fotocopie.

Subito dopo, come un monaco amanuense, ti metti a trascrivere i dati.

Nel frattempo hai altre mille cose da fare. Ma devi preoccuparti di trasmettere i dati al Portale Alloggiati Web, altrimenti ti becchi una super multa.

Per gli errori in fase di compilazione, infatti, si rischia una sanzione di 206 euro.

E i pensieri prendono il sopravvento: i dati inviati sono corretti? Ma l’invio l’ho fatto o l’ho dimenticato?

E via con altri mille interrogativi che rischiano di far perdere di vista gli altri compiti da svolgere.

Fortunatamente il vento della rivoluzione digitale continua a soffiare con forza anche nel mondo dell’Hospitality.

I sistemi gestionali che fanno risparmiare e che danno una mano al personale

Sono stati infatti creati sistemi gestionali (o applicazioni) che aiutano davvero a ridurre i costi di gestione.

Al tempo stesso ottimizzano i tempi di lavoro del personale.

Alleggeriti dall’onere di dover effettuare procedure che oggettivamente richiedono tempo, possono dedicarsi con più energia e freschezza mentale ad attività che rendono di più.

Ma non solo. Automatizzare la pur necessaria procedura di check-in permette di ridurre i tempi di attesa degli ospiti.

Non devono star lì a girarsi i pollici mentre il receptionist compila le schede.

Oppure starsene fermi e impazienti all’ingresso della casa vacanze in attesa che l’host trascriva i dati di cui ha bisogno.

Il vantaggio è dunque reciproco: sia l’albergatore sia l’ospite risparmiano tempo.

Ma con una differenza: chi gestisce l’hotel o il bed & breakfast risparmia anche sol-di.

Un software gestionale che lavora al posto dei dipendenti

Ebbene, questi gestionali esistono. E stanno davvero cambiando in meglio la vita degli operatori del settore Hospitality.

Albergatori, property manager e gestori di case vacanze o bed & breakfast stanno trovando enorme giovamento.

Grazie alla digitalizzazione riescono a gestire facilmente e velocemente queste pratiche.

Attualmente tra quelli più richiesti spicca il software gestionale sviluppato da Welcomeasy.

È molto apprezzato dagli operatori del settore alberghiero ed extra alberghiero perché permette di cogliere due piccioni con una fava, anzi, tre:

1. Riduce a una manciata di secondi i tempi del check-in.
2. Azzera gli errori di compilazione.
3. Invia automaticamente i documenti richiesti dalle autorità.

Trascrizione dati: zero errori con il riconoscimento digitale del testo

In effetti questo software – aggiornato di recente e reso ancor più performante – permette di ottimizzare la gestione di queste pratiche.

Partiamo dal momento del check-in. Con questa App (compatibile con tutte le versioni Android e IOS, non solo le più recenti) bastano all’incirca 30 secondi.

La scansione dei documenti può essere fatta direttamente dallo smartphone. (Fermo restando la possibilità di lavorare dal pc).

Ma questo è il meno. Grazie al riconoscimento digitale MRZ – non c’è bisogno di trascrivere i dati.

Vengono importati così come sono, in tempo reale.

Riducendo al minimo (se non azzerando) le possibilità di errore causate dalle trascrizioni a mano.

Collegamento diretto ed efficace con il Portale Alloggiati

La stessa App provvede poi a inviare le schedine al portale Alloggiati.

E al tempo stesso comunica i dati sui flussi turistici all’ISTAT. Un’altra incombenza, questa, che grava anche su chi lavora nel mondo dell’Hospitality.

Tutto questo accade nel giro di poche decine di secondi, mentre magari si intrattiene l’ospite con la massima serenità, fornendogli tutte le spiegazioni necessarie relative al soggiorno.

Si sta tranquilli perché c’è l’App che pensa a tutto.

A maggior ragione perché lavora anche quando non c’è la connessione a Internet.

Scansioni e registrazioni degli ospiti sono infatti a portata di mano anche in modalità offline.

Non meno importanti gli aspetti relativi alla tutela dell’ambiente.

Con Welcomeasy non è più necessario conservare dati su carta.

Tutte le informazioni raccolte vengono salvate su Welcomeasy. Naturalmente nel pieno rispetto della privacy e delle altre normative vigenti.

Check-in Hotel e Host: il calcolo automatico della tassa di soggiorno

Questo software gestionale presenta anche altri vantaggi, tutto nel segno dell’automazione.

Per certi versi è come se qualcuno stesse lavorando al posto dell’addetto al front-office in hotel, oppure del property manager o suo collaboratore.

Non c’è più l’ansia di doversi ricordare di recuperare la ricevuta rilasciata dal porta-le Alloggiati.

Il giorno successivo al check-in viene scaricata automaticamente dal software.

Allo stesso modo comunica automaticamente i dati richiesti dal modello ISTAT.

Ma soprattutto permette di impostare il calcolo della tassa di soggiorno.

I dati sulle presenze, oltre a eventuali esenzioni o sconti, sono subito a portata di mano per essere comunicati al Comune.

E ciò è ancora più importante alla luce delle ultime novità.

Tutte le strutture alberghiere ed extra alberghiere chiamate a riscuotere la tassa di soggiorno da quest’anno sono infatti obbligate a presentare una dichiarazione all’Agenzia delle Entrate.

Chi non lo fa va incontro a una multa salata.

”Grazie a Welcomeasy posso dedicare più tempo agli ospiti”

Anche in questo caso il gestionale fa un lavoro straordinario a favore dei gestori degli hotel o degli host.

Infatti permette di recuperare tutti i dati degli ospiti – per giorno e per anno – con un solo click.

Insomma: con una semplice App i tempi della burocrazia vengono pressoché azzerati.

Tutti quei passaggi complessi vengono effettuati a tempo di record. E senza la preoccupazione di commettere quegli errori che fanno rischiare multe da capogiro.

Che dire: se è vero che il tempo è denaro, questo innovativo sistema gestionale permette di guadagnarne davvero tanto.

Il tempo risparmiato può essere reinvestito per pensare a migliorare l’esperienza di soggiorno dell’ospite. Tra l’altro senza la preoccupazione di sbagliare qualche passaggio.

Scrive Roberto (host) in una recensione: “Da quando uso Welcomeasy riesco a dedicare più tempo al mio ospite.

Questo ha fatto la differenza anche nelle recensioni, ora il mio appartamento ha 5 stelle!”.

Check-in Hotel e Host, con WhatsApp si può fare online

Ma la versione aggiornata della App va anche oltre, azzerando i tempi del check-in: è infatti possibile effettuarlo online.

L’ospite può farlo in autonomia, ancor prima di arrivare nella struttura alberghiera, nel b&b o nella casa vacanze.

Con Welcomeasy, infatti, si invia all’ospite il link per il check-in online, anche direttamente con WhatsApp, in modo da facilitare ulteriormente lo scambio di dati tra l’host (o albergatore) e l’ospite.

Insomma: la nuova App per effettuare il check-in Hotel e Host pensa proprio a tutto. È semplice e intuitiva.

E per i nuovi utenti (gli investimenti nel settore alberghiero e ricettivo sono in costante aumento) lo è ancor di più: per loro è infatti sta-to pensato un sistema guidato che aiuta a compilare i primi check-in.

In tal modo i vari step richiesti diventano più facili e veloci.

Un servizio assistenza rapido, efficiente e completamente gratuito

Senza dimenticare che si può contare su un servizio di assistenza degno di questo nome e per giunta gratuito.

È sempre a completa disposizione: “Ottima assistenza – è il parere di Roxyg77 – facile da usare, impagabile viste tutte le peripezie e malfunzionamenti del portale alloggiati.

L’App ha dei numeri diretti di assistenza a misura d’uomo ed efficiente, no attese”.

Già, il fattore tempo è una costante. E, come detto, gioca un ruolo fondamentale.

Soprattutto se si gestiscono più strutture contemporaneamente.

Ne è convinta Elisabetta. Lei i vantaggi li ha tastati con mano: “Finalmente – scrive nella sua recensione – un’App che fa risparmiare davvero tempo a chi lavora nell’abito degli affitti turistici.

Inutile dire che con 45 appartamenti da gestire è stata una rivoluzione”.

Un aiuto concreto per ottimizzare il check-in Hotel e Host

In definitiva questa App dedicata al check-in nelle strutture ricettive sta cambiando in meglio la vita degli Hotel e degli Host.

Permette di guadagnare tempo e di abbattere le possibilità di errore.

Invia automaticamente i dati alle autorità competenti. Tutela al massimo i dati e la privacy degli ospiti, affidandosi a server certificati.

Tutto questo si traduce anche in un miglioramento della redditività della propria struttura.

Ecco perché albergatori, property manager e gestori di strutture extra alberghiere, una volta provato il gestionale Welcomeasy, non tornano più indietro.

Semmai vanno avanti, grazie ai costanti aggiornamenti della App.