Come la tecnologia rende più facile il primo giorno di lavoro in hotel
Per i lavoratori più giovani e con meno esperienza, il primo giorno di lavoro in hotel potrebbe risultare un vero e proprio incubo da affrontare.
A maggior ragione perché diverse strutture ricettive che presentano:
- flussi di lavoro non ottimizzati;
- mezzi tecnologici obsoleti;
- assenza di comunicazione fra reparti.
Gli albergatori non devono sottovalutare questi aspetti dato che non incidono solo sulle prestazioni dello staff ma anche sull’intera esperienza di soggiorno degli ospiti.
In aiuto delle strutture ricettive italiane e dei dipendenti alle prime armi, intervengono strumenti tecnologici che favoriscono il lavoro quotidiano come, ad esempio, il PMS.
Vediamo in questo articolo come, grazie all’utilizzo di un PMS facile e intuitivo, è possibile affrontare, fin dal primo giorno, il lavoro in hotel in maniera serena e professionale.
L’importanza di conoscere l’hotel
Una delle regole fondamentali per i nuovi arrivati è imparare bene la planimetria in cui si lavora.
Conoscere la mappa della struttura permette infatti di rispondere alle domande poste dal cliente all’accoglienza in maniera professionale.
Ad esempio, durante una conversazione, il cliente potrebbe chiedere:
- In che piano si trova la camera prenotata?
- Quante e quali sale meeting sono a disposizione?
- Esiste una palestra o un centro benessere?
Per rispondere velocemente e in maniera professionale, l’operatore può utilizzare il Property Management System, il sistema gestionale dell’hotel.
Grazie alle anagrafiche del PMS l’utente conosce fin da subito tutte le informazioni necessarie per rispondere all’ospite come la quantità, le tipologie e la posizione delle camere dell’hotel.
Le informazioni sono centralizzate. E grazie agli appositi filtri, in pochi clic è possibile trovare quanto richiesto.
Il PMS si rivela, dunque, uno strumento ideale sia durante l’assistenza alla vendita sia nelle fasi formative iniziali per memorizzare tutti i servizi e i reparti presenti in albergo.
Velocizzare il check-in alla reception
Uno dei lavori che può sembrare più ostico durante il primo giorno di lavoro in albergo è la procedura di check-in.
Strumenti obsoleti o cartacei sono la prima fonte di possibili errori durante la registrazione. Soprattutto se utilizzati in autonomia da dipendenti con poca esperienza.
Grazie al PMS l’operatore di check-in è guidata attraverso moduli standardizzati e l’utente può facilmente compilare da solo i dati richiesti.
Un altro elemento che differenzia il PMS rispetto agli strumenti cartacei è che lo storico dei dati può essere facilmente e immediatamente visualizzato. E dunque permette di vedere se un cliente ha già soggiornato nella struttura alberghiera.
In questo modo anche i nuovi operatori del front desk possono dare il giusto benvenuto agli ospiti di lunga data nonostante sia la prima volta che li incontrino di persona.
Mandare il preventivo richiesto dal cliente
Conoscere a memoria tutte le tariffe delle camere e dei servizi offerti dall’hotel durante il primo giorno di lavoro in struttura è impossibile.
Con il PMS anche l’ultimo arrivato vede tutti i piani tariffari completi.
Ma non solo. Questi; infatti, sono divisi per tipologia di camere e giorni del calendario.
Il dipendente più inesperto, grazie al PMS, può fin dal primo giorno di lavoro effettuare vendite dirette e preparare preventivi.
Proponendo naturalmente le tariffe più convenienti che vengono segnalate in automatico dal PMS.
Comunicare efficacemente con i reparti
Il primo giorno di lavoro in hotel, si sa, potrebbe non esserci il tempo o l’occasione di conoscere i colleghi degli altri reparti.
Con il PMS, però, è possibile informare tutti i membri dello staff segnando le attività da compiere senza avvisarli telefonicamente o lasciare appunti su post-it facilmente smarribili.
Ad esempio, con l’app di housekeeping, l’addetto o l’addetta alle pulizie vedrà in tempo reale i lavori in sospeso da svolgere.
Una volta eseguite, le attività saranno segnate come completate all’interno del PMS.
Questo permette a qualunque membro dello staff di visualizzare le attività svolte e completate, con un notevole risparmio di tempo, senza dover interagire fisicamente con la persona addetta ai lavori.
Rispondere prontamente alle domande del management
Una delle paure più grandi durante il primo giorno di lavoro: come rispondere al direttore dell’hotel se mi chiede un rapporto sulla situazione?
Per non trovarsi impreparato a questa situazione, l’utente inesperto può chiedere aiuto al PMS che, attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, consente di avere subito a disposizione l’andamento della giornata.
In questo modo è possibile comunicare tutte le informazioni richieste dal proprio direttore e sicuramente fare una buona impressione fin da subito.
Il PMS ideale anche per la prima esperienza di lavoro in hotel
Serenissima Informatica propone soluzioni gestionali per l’hotel semplici e intuitive. Infatti sono in grado di far lavorare in autonomia fin da subito anche gli utenti meno esperti.
Con protel PMS lo staff è in grado di trovare fin dal primo giorno di lavoro un software gestionale che li aiuta a migliorare la qualità del servizio offerto e lo svolgimento delle mansioni quotidiane.
protel PMS permette all’utente di avere sempre il controllo delle performance giornaliere dell’hotel: dal numero degli arrivi e delle prenotazioni fino alle partenze e ai check-out.
