Controllo di gestione: il controllo dei costi come leva di profitto

La sostenibilità dell’equilibrio economico è basato sulla capacità di produrre ricavi e di controllare i costi.
In questo articolo parliamo di controllo di gestione con lo scopo di identificare le aree in cui il controllo permette risparmio diretto.

Non considero come opzione per ridurre i costi il taglio del personale (che possono aiutare a incrementare le vendite, come nel caso dei camerieri), della qualità dei prodotti o servizi offerti, ma valuteremo come essere più efficienti in quello che è il business quotidiano.

Lo scopo del controllo dei costi è quello di responsabilizzare le persone sugli esiti delle loro attività.
Tali controlli incoraggiano i dipendenti ad intraprendere da soli le azioni più idonee al raggiungimento dei risultati.

Il Controllo di Gestione

Il Controllo di Gestione è il processo attraverso il quale i responsabili ai vari livelli si assicurano che le risorse vengano acquisite ed impiegate in modo efficace ed efficiente al fine di conseguire il risultato di gestione.
Identifichiamo quali sono le fasi del controllo di gestione:

1. Definizione degli obiettivi da raggiungere entro un certo periodo: BUDGET;
2. Piano organizzato per il raggiungimento degli obiettivi;
3. Rilevazione dell’andamento a consuntivo sull’andamento effettivo di gestione;
4. Confronto tra Budget e risultato a consuntivo;
5. Analisi degli scostamenti;
6. Azioni correttive che devono essere poco costose, veloci ed efficaci.

Si possono fare due tipi di controllo:

• FEEDBACK CONTROL: Verifica tramite risultati a consuntivo;
• FORWARD CONTROL: Si anticipano i risultati con previsioni e si cercano di attuare azioni per evitare che i risultati scostino dal budget.

Azioni di controllo nel reparto Food & Beverage o in Ristorante

A questo punto indichiamo quali sono le azioni di controllo che si possono mettere in atto nel reparto F&B oppure nel ristorante.

1. Il Menù

Primo punto da cui voglio partire è il menù. Come già scritto in un articolo precedente, la cura nella composizione del menu si traduce in risparmio.

Come? Semplice, bisogna controllare il numero di piatti e gli ingredienti necessari alla preparazione.
Più saranno i piatti, più saranno gli ingredienti e se non ci sarà la giusta rotazione tutto ciò si tramuta in perdita.

Per evitare ciò basta studiare un menù in cui si riutilizzano alcuni ingredienti, bisogna scegliere prodotti di stagione che solitamente sono più economici senza rinunciare alla qualità.

Bisogna avere sempre sotto controllo il PAR STOCK, cioè la quantità minima di ogni articolo che deve sempre essere disponibile per soddisfare le esigenze di una produzione normale.

2. Le porzioni

Come secondo punto vorrei analizzare le porzioni. È necessario avere degli standard.
Primo perché due clienti che ordinano lo stesso piatto, non possono trovarsi in tavola due risultati differenti.

Secondo perché solo tramite la standardizzazione di riesce a controllare quanto prodotto è stato usato e se non c’è stato un eccessivo scarto.

Un esempio semplice, ma molto efficace, riguarda le bevande. Da una bottiglia di vino vengono fuori 6 bicchieri. Se ne versiamo sempre troppo, alla fine magari avremo 5 bicchieri ed una piccola parte di avanzo.
Quella è una perdita netta, in quanto si è ridotto il ricavo per ogni singolo bicchiere e in più avremo una parte da buttare.

Nel beverages è fondamentale: bicchieri di vino, cocktail, non devono essere preparati a caso, ma seguendo un dosaggio standard.

Lo stesso vale per il food: pensiamo semplicemente ad una porzione di pasta.

Se ogni piatto contiene 70g, da una scatola di 1kg avremo 14 piatti, se ne mettiamo 80 ne abbiamo 12. Abbiamo perso il ricavato potenziale di due piatti. Inoltre, porzioni troppo grosse fan sì che il cliente mangi un solo piatto, riducendo di conseguenza le possibilità di fatturato del ristorante.
L’ordine è un importante atto di business. Troppi soldi investiti nel magazzino significano:

• Riduzione della qualità;
• Aumento delle possibilità di scarto;
• Aumento delle possibilità di furto.

Ridurre il costo degli acquisti non significa solo diminuire il costo dei prodotti, ma anche diminuire il numero di ordini, il numero di ricevimento merci e le fatturazioni, perché queste sono tutte fonti di costo, i cosiddetti costi nascosti.

3. Ricevimento merci e stoccaggio

Come terzo punto consideriamo il ricevimento merci e lo stoccaggio. Quando arriva la merce, va controllata. Deve esserci una persona che con l’ordine in mano controlli che tutto quello ordinato sia arrivato e che coincidi con la fattura del fornitore.

Serve anche un controllo della qualità del prodotto, specialmente quello altamente deperibile.
Non basta controllare la prima cassetta, ma bisogna controllare tutto con attenzione. Bisogna controllare che il packaging non sia eccessivo, in quanto rientra nel peso pagato.

Una volta verificate le condizioni dei prodotti bisogna passare allo stoccaggio.
È necessario rispettare la regola FIFO (First In First Out) e far ruotare il magazzino. La persona addetta dovrà porre in fondo la merce nuova e prelevare quella meno recente.

La merce va prelevata con attenzione e precisione, è molto facile creare ammanchi o trovare merce da buttare per una cattiva gestione del magazzino. È evidente come questo porti una perdita netta.

La tendenza oggi va verso lo zero stock.
Per controllare al meglio il magazzino bisogna utilizzare l’approccio ABC dove:

• A rappresenta l’80% del valore di magazzino e necessita un controllo stretto
• B raggruppa il 15%
• C il 5%.

Le materie prime dovrebbero rappresentare circa il 30% dei costi totali.
Come ho scritto all’inizio dell’articolo non voglio parlare di tagli al personale, l’importante è che il costo del personale non esca dal range 25-40% dei costi totali.

Inoltre, per il personale di sala, in un ristorante, è corretto avere un rapporto di un cameriere ogni 15 persone. I camerieri vanno formati affinché diventino da Order-maker a Order-taker.

Azioni per produrre con più efficienza

Concludendo, per produrre con più efficienza possiamo attuare le seguenti azioni:

1. Diminuire quantità in modo superiore al prezzo;
2. Variare la composizione della ricetta;
3. Cambiare la qualità del prodotto (non tagliare la qualità, ma adeguarla ai prezzi di vendita);
4. Ottenere un mix di vendite più favorevole;
5. Avere un mix di offerta più conveniente tramite il menu engineering;
6. Seguire gli standard di produzione;
7. Non fare porzioni eccessive che aumentano i costi operativi e non danno coerenza alla percezione del cliente.

Come avere un’ottima gestione del reparto Food & Beverage

Gli assi per un’ottima gestione del reparto F&B sono:

1. Avere Standard di produzione e servizio;
2. Produrre il giusto flusso teso;
3. Prevedere la domanda ogni qualvolta sia possibile e adattare il numero del personale;
4. Rendere variabili i costi del personale, quando possibile
5. Avere uno schema di incentivi coinvolgente;
6. Controllare e farlo sentire tramite imprevedibilità;
7. Premiare le Best Practices remunerandole.

È quindi fondamentale avere il pieno controllo di quelli che sono i costi operativi, in modo da riuscire a calcolare i ricavi necessari per la sostenibilità aziendale.

Senza questo principio, non esiste azienda, in quanto è un principio fondamentale anche per la preparazione dei bilanci d’esercizio.

Tutte le regole decise devono essere rispettate da tutti, e bisogna sempre ricordarsi che un esempio vale più di mille parole, quindi per primi sono i responsabili a dover seguire le regole e mantenere stretta la linea del controllo.

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