Cos’è e perché è importante il Controllo di Gestione in hotel
Nell’industria alberghiera, il controllo di gestione è un elemento cruciale che mira a raccogliere dati e informazioni essenziali per prendere decisioni strategiche.
Gli hotel manager si affidano a questa attività per valutare la discrepanza tra gli obiettivi pianificati e i risultati effettivi, adottando le necessarie azioni correttive.
In passato, gli hotel si basavano principalmente sulle entrate e le uscite come indicatori di riferimento per le proprie strategie, trascurando importanti aspetti finanziari.
Tuttavia, nel mercato competitivo attuale, con l’ingresso di grandi catene alberghiere in Italia, è fondamentale considerare elementi come l’analisi dei flussi di cassa storici e previsti, la valutazione degli investimenti e delle risorse necessarie, nonché la programmazione economica e finanziaria.
Per affrontare adeguatamente le nuove sfide del settore alberghiero, gli albergatori devono adottare strumenti tecnologici avanzati.
Questi strumenti, integrati con i software di gestione dell’hotel, come il Property Management System (PMS), raccolgono dati precisi e tempestivi per fornire al management tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche.
L’importanza della pianificazione strategica nel Controllo di Gestione Alberghiero
Il controllo di gestione e la pianificazione strategica sono strettamente correlati.
La pianificazione strategica richiede un costante monitoraggio delle informazioni quotidiane fornite da un adeguato controllo di gestione.
Questo è particolarmente rilevante nel settore alberghiero, in cui gli hotel si trovano ad affrontare una clientela diversificata e in continua evoluzione.
Inoltre, devono rispondere con prontezza alle variazioni nella domanda di mercato, prendendo decisioni su livello di servizio, tariffe, promozioni, gestione delle risorse umane e finanziarie, nonché la valutazione delle prestazioni dei vari reparti.
Per rispondere a tali sfide, è essenziale pianificare in modo strategico, utilizzando una solida base di dati fornita da soluzioni di contabilità alberghiera dedicate.
Prima di esaminare gli strumenti disponibili per gli albergatori, vediamo alcune linee guida per migliorare l’efficacia del controllo di gestione in un hotel.
Linee guida per un controllo di gestione efficace nell’industria alberghiera
Uno degli aspetti chiave del controllo di gestione in un hotel riguarda i costi del personale.
Troppo spesso, il personale viene visto come un onere, portando alcuni a esternalizzarne la gestione per convertire i costi fissi in costi variabili.
Tuttavia, questa pratica può rivelarsi controproducente se il fornitore di servizi esterni non è all’altezza delle aspettative dell’hotel o se i clienti percepiscono una disconnessione tra la struttura e i servizi gestiti da terzi.
Grazie a una pianificazione strategica dei costi supportata da software di contabilità alberghiera, è possibile prendere le azioni correttive necessarie per migliorare le prestazioni e i costi dei reparti interni, evitando di doverli esternalizzare.
Altre aree su cui il controllo di gestione dovrebbe concentrarsi negli hotel includono:
- Composizione qualitativa e quantitativa del fatturato alberghiero: identificazione dei clienti, periodi di soggiorno, tariffe praticate e punto di pareggio.
- Valutazione dei costi diretti di ciascun reparto in relazione ai ricavi diretti per valutare la redditività.
- Analisi dei costi fissi, come gli ammortamenti e dei costi variabili, come il personale stagionale.
- Creazione di budget a breve, medio e lungo termine a livello contabile generale e analitico.
- Pianificazione dei bilanci previsionali e del fabbisogno finanziario futuro dell’impresa alberghiera.
- Valutazione dei flussi di cassa previsti e della sostenibilità del debito.
Perché un foglio di calcolo non è sufficiente per il controllo di gestione in un hotel?
Uno degli errori comuni che gli hotel commettono è non conoscere dettagliatamente i costi in relazione ai ricavi.
La raccolta delle informazioni giuste è solo il primo passo; l’analisi e la pianificazione strategica richiedono dati completi e precisi.
Oggi, un semplice foglio di calcolo non è più sufficiente.
Gli albergatori devono adottare soluzioni gestionali integrate che forniscono dati accurati per prendere decisioni informate.
Serenissima Informatica ha sviluppato Hotel Back Office, un prodotto basato su Microsoft Dynamics 365 Business Central, dedicato alla parte amministrativa, contabile e finanziaria nel settore alberghiero.
Questo sistema in cloud offre un flusso dettagliato di dati di produzione giornaliera, arricchito da dati statistici contabili ed extracontabili.
La sua integrazione con altre soluzioni alberghiere consente di gestire informazioni in modo veloce, semplice e preciso.
Ad esempio, Hotel Back Office si integra con iSelz Cloud per il reparto F&B, consentendo una gestione efficiente dei costi e della fatturazione elettronica.
Altri vantaggi includono l’uso della reportistica USALI per monitorare l’andamento dell’hotel e l’aggiornamento costante grazie al cloud.
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