Convenzione tra l’AIH e la FUAV del 1979

I rapporti alberghieri sono regolati dal Codice Civile e, ove applicabile, dalla Convenzione A.I.H.-F.U.A.V. che regola i rapporti tra agenti di viaggio ed albergatori. La Convenzione non ha valore legale ed è vincolante solo per gli aderenti alle Federazioni Nazionali che si sono esplicitamente dichiarate d’accordo, ma costituisce per tutti una base di regolamentazione nei normali rapporti commerciali.

Convenzione tra l’Association International de L’Hótellerie e la Fédération Universelle des Agences de Voyages del 1979.

Parte Prima

Dichiarazione preliminare: Le parti contraenti in applicazione dell’art. 53 della Convenzione alberghiera 1970 hanno corretto la convenzione stessa tenendo conto dell’evoluzione degli usi professionali. Le parti contraenti dichiarano di conseguenza, che le norme che seguono sono conformi agli usi professionali in materia di contratti di albergo.

Art. 1 – Parti contraenti
Le parti contraenti sono:
a. l’Associazione internazionale degli albergatori (Association International de L’Hótellerie), denominata in appresso AIH, con sede a Parigi, rue du Faubourg Saint­ Honoré, 89;
b. la Federazione universale delle agenzie di viaggio (Fédération Universelle des Agences de Voyages, FUAV) con sede a Parigi, rue de Faubourg Saint-Honoré, 113 con segretariato generale a Bruxelles, rue Froissart, 80.

Art. 2 – Obbligo delle parti contraenti
Le parti contraenti si impegnano:
a. ad intervenire presso le associazioni nazionali interessate per far rispettare a livello internazionale le clausole della presente convenzione;
b. a raccomandare ai loro rispettivi membri ed alle imprese dipendenti di dare la preferenza, per la conclusione dei loro contratti alberghieri, ai membri dell’altra parte contraente.

Art. 3 – Scopo della convenzione
La convenzione è destinata a regolamentare i contratti denominati alberghieri tra gli agenti di viaggi e gli albergatori che esplicitamente hanno dichiarato di aderirvi o che vi si conformano implicitamente con gli usi professionali.
Se alcune disposizioni della presente convenzione si rilevano essere in contraddizione con le disposizioni di leggi nazionali (particolarmente disposizioni dette antitrust) o internazionali, i contraenti riconoscono che esse disposizioni non possono applicarsi.

Art. 4 – Carattere esclusivamente internazionale della convenzione
La convenzione si applica a contratti d’albergo di carattere internazionale conclusi tra un albergatore e un agente di viaggi i cui uffici sono situati in paesi diversi.

Art. 5 – Ruolo complementare ed ausiliario della convenzione
La convenzione si applica:
a. quando nessun contratto particolare è intervenuto tra l’albergatore e l’agenzia di viaggi;
b. per tutte le disposizioni che non figurano in un contratto privato.

Art. 6 – Ruolo sussidiario della convenzione
Le parti contraenti desiderano che la convenzione serva di direttiva per la soluzione di litigi tra albergatori e agenzie di viaggi, sia a livello privato, sia nella pratica giudiziario che sull’arbitraggio.

Art. 7 – Convenzioni nazionali
Le parti contraenti raccomandano alle associazioni nazionali che istituiscono convenzioni applicabili a livello nazionale di ispirarsi ai principi della presente convenzione.

Parte Seconda – I contratti d’albergo
Art. 8 – La convenzione tratta due tipi di contratti d’albergo
a. contratti per clienti individuali
b. contratti per clienti in gruppo

Capitolo 1 – Regole comuni ai due tipi di contratti

A. Formazione del contratto d’albergo

Art. 9
Ogni contratto deve essere preceduto da una domanda di prenotazione di servizi compiuta dall’agenzia di viaggi e indirizzata.
Ogni domanda di prenotazione non scritta deve essere confermata con un documento scritto (lettera, telegramma, telex, computer, eccetera).
Ogni domanda di prenotazione deve precisare la prestazione da fornire; il controvalore può figurare sul documento stesso, ma in tal caso il pagamento sarà garantito dall’agente di viaggi nei limiti dell’importo concordato.

Art. 10
Il contratto alberghiero diviene soltanto con l’accettazione della prenotazione da parte con riserva delle disposizioni contenute nell’art. 11.
L’accettazione consiste nell’invio di un documento scritto di conferma (telegramma, telex, computer, eccetera) riferentesi alla richiesta di prenotazione e indicante il prezzo dei servizi richiesti.
La conferma deve avvenire immediatamente o, al più tardi, nei tre giorni successivi al ricevimento da parte dell’albergatore della prenotazione.
Se l’agente di viaggi esige una risposta telegrafica, deve utilizzare la formula di «risposta pagata».

Art. 11 – Versamenti anticipati
L’albergatore può subordinare l’accettazione della prenotazione al versamento c importo anticipato. Tale importo anticipato ha sempre il carattere di deposito a garanzia a meno che l’albergatore non specifichi che si tratta di «caparra».
Se l’albergatore ha richiesto un versamento anticipato, la conclusione del conti alberghiero diviene definitiva soltanto quando il versamento dell’importo è effetto ed è prodotta la prova del versamento.
L’albergatore deve confermare il ricevimento del versamento anticipato al più di 24 ore dopo il ricevimento del medesimo. L’importo del versamento anticipato abituale è uguale al prezzo dei servizi prenotati (camere, pasti, eccetera) per un giorno comprendente una notte in bassa stagione e tre notti in alta stagione.

Art. 12 – Documenti di prenotazione
Accettazione di vouchers. L’albergatore ha facoltà di richiedere il pagamento anticipato totale o parziale dei servizi prenotati o accettare in sostituzione un voucher. L’agente di viaggi riconosce il voucher come una garanzia di pagamento da a: vere secondo le norme e i limiti di tempo della convenzione.
Voucher normale. Le prestazioni alberghiere da fornire che debbono figurare nel voucher in modo dettagliato, specialmente le date di arrivo e di partenza, riguardar esclusivamente i normali servizi d’albergo: camere e pasti.
Voucher Full credit. L’emissione di questo tipo di voucher, che può comprende una estensione di prestazioni oltre i servizi normali; deve essere subordinata ad accordi speciali tra l’albergatore e l’agente di viaggi: Tuttavia la provvigione pagabile all’agente di viaggi resta limitata agli importi relativi ai servizi normali (camere e pasti) come indicato nel «principio provvigionale» dell’articolo 17.

B. Retribuzione dovuta all’albergatore

Art. 13
I prezzi fissati dall’albergatore all’agente di viaggi per i servizi che sono oggetti contratto d’albergo non saranno, in nessun caso, superiori a quelli della tariffa alberghiera ad uso dei clienti diretti sia che la nota sia pagata dall’agente di viaggi o direttamente dal viaggiatore.
Quando l’albergatore ha accordato prezzi speciali non potrà esigere una retribuzione superiore alla tariffa accordata.

Art. 14
L’albergatore è tenuto a rispettare i prezzi convenuti per contratto. In caso di modificazione di prezzi, è prevista una dilazione di adattamento di 30 (trenta) giorni per l’applicazione dei nuovi prezzi. Le modifiche di prezzi restano senza effetto per le prenotazioni confermate.

Art. 15
I servizi che l’agente di viaggi deve pagare sono quelli che figurano nel documento di prenotazione inviato all’albergatore.

Art. 16
L’agente di viaggi che ha concluso il contratto alberghiero è debitore dell’importo della fattura salvo se è stato convenuto che la fattura sia pagata direttamente dal cliente.
Il pagamento della fattura deve avvenire nel periodo di tempo convenuto o, in difetto di stipulazione contrattuale, nei 30 giorni successivi alla data di ricevimento della fattura. Trascorso il detto periodo, le somme dovute sono maggiorate dell’interesse fisso dell’1 per cento per ciascun mese di ritardo. In più l’importo iniziale del debito è maggiorato del 5 per cento a titolo di spese di recupero.
Nel caso di soggiorni di lunga durata l’albergatore potrà richiedere all’agente di viaggi di pagare, nel caso del soggiorno, le sezioni di servizi già utilizzate.
In caso di prenotazione, da parte dell’agente di viaggi, di servizi alberghieri il pagamento dei quali è effettuato direttamente dal cliente, l’albergatore è tenuto a garantire la provvigione all’agente stesso, ma può rifiutare il pagamento a mezzo carte di credito.

C. Compenso dovuto all’agente di viaggi

Art. 17 – Principio provvigionale
Ogni contratto alberghiero tutelato dalla presente convenzione darà luogo al pagamento dall’albergatore all’agente di viaggi di una percentuale sul prezzo dei servizi forniti (camere e pasti).
L’albergatore corrisponderà tale provvigione percentuale ai soli agenti di viaggi escluso qualsiasi altro contraente.

Art. 18
Il tasso provvigionale deve essere fissato di comune accordo dalle parti contraenti. I contraenti della presente convenzione constatano che tale tasso è abitualmente del 10% sul prezzo delle prenotazioni escluse tasse e servizi.

Art. 19
La provvigione è dovuta anche per ogni prolungamento del soggiorno dall’albergatore o per prenotazioni concluse per un periodo futuro dal cliente durante il soggiorno prenotato dall’agente di viaggi.
Se durante un medesimo viaggio il cliente utilizza più volte i servizi del medesimo albergo prenotato dall’agente di viaggi, ogni nuovo soggiorno è considerato come prolungamento del primo a condizione che la durata dell’interruzione tra l’ uno e l’ altro soggiorno sia inferiore a 30 (trenta) giorni.
Comunque sia, la provvigione non potrà essere corrisposta per periodi superiori a 60 (sessanta) giorni, prolungamenti compresi, per il medesimo cliente.

Art. 20
L’albergatore deve dedurre dall’importo totale della sua fattura l’importo della provvigione dovuta all’agente di viaggi.

Art. 21
In caso di pagamento diretto da parte del cliente della nota d’albergo, l’albergatore è tenuto a versare la provvigione dovuta all’agente di viaggi nei 30 (trenta) giorni successivi alla partenza del cliente.
In caso d’annullamento nei termini consentiti dal contratto o dalla Convenzione, ove sia stato versato un deposito o vi sia stato un prepagamento dei servizi, l’albergatore è tenuto a rimborsare l’importo nei 30 (trenta) giorni successivi all’annullamento.
Trascorso tale periodo le somme dovute sono maggiorate d’interesse di mora in conformità delle disposizioni dell’art. 16.

D. Annullamenti

Art. 22
Principio d’annullamento scritto: ogni annullamento deve essere fatto con uno scritto datato (lettera raccomandata, telex identificato, eccetera).
Ogni annullamento verbale o telefonico fatto dall’agente di viaggio è soggetto a conferma scritta da parte di quest’ultimo. Perché tale annullamento prenda effetto dalla data della sua comunicazione verbale, la conferma scritta deve riferirsi alla data stessa. Ogni scritto effettuato dall’albergatore e riferentesi all’annullamento verbale, dispensa l’agente di viaggi dall’effettuare una riconferma scritta.
Le condizioni e i termini d’annullamento totale o parziale del contratto d’albergo come anche dell’importo dell’indennità eventualmente dovuta in caso d’annullamento tardivo sono oggetti di condizioni speciali per ogni tipo di contratto.

E. Obbligazioni generali reciproche. E.1 Secondo la convenzione

Art. 23
L’agente di viaggi si impegna a fornire le informazioni necessarie complete e dettagliate sulle prenotazioni richieste.

Art. 24
I servizi dall’albergatore ai clienti d’un agente di viaggi, in conformità del contratto alberghiero (tanto per i clienti individuali che per gruppo) debbono essere della medesima qualità di quelli che fornisce, nelle stesse condizioni, ai suoi clienti diretti.

Art. 25
L’albergatore deve tenere a disposizione dei clienti le camere prenotate a partire dalle ore 14.00 del giorno dell’arrivo fino alle 12.00 del giorno di partenza.

Art. 26
Per ogni prenotazione accettata e confermata nelle dovute forme l’albergatore è tenuto a rispettare gli impegni contrattuali. Nel caso contrario è tenuto a indennizzare l’agente di viaggi per i danni realmente subiti.
A titolo eccezionale, e semprechè al momento dell’accettazione della prenotazione ne sia prevista la possibilità, l’albergatore può sistemare i clienti nell’albergo più vicino di categoria equivalente o superiore perché ne abbia dato notizia all’agente di viaggi tre settimane in anticipo. In tal caso l’agente medesimo non può rivendicare alcuna indennità per il solo fatto della citata sostituzione.
L’eventuale differenza di tariffa è a carico dell’albergatore.

Art. 27
Il pagamento delle indennità previste nel precedente articolo 26 deve avvenire in 30 (trenta) giorni a far tempo dalla domanda fatta dall’agente di viaggi.

Art. 28
Nel caso in cui l’agente di viaggi ha depositato un importo a garanzia con le caratteristiche della «caparra» precisati nell’allegato 1, l’albergatore è tenuto a rimborsare il doppio di tale importo nello stesso periodo di tempo.
Il mancato versamento nei 30 (trenta) giorni successivi provoca l’applicazione degli interessi di mora e delle spese di recupero come previsto all’art. 16b.

Art. 29 – Principio dell’esonero di responsabilità nei casi di forza maggiore
Nel caso in cui una delle parti del contratto di albergo si trovi nell’impossibilità di eseguire le sue obbligazioni a seguito di casi di forza maggiore, cioè di «avvenimenti imprevedibili, irresistibili e indipendenti dalla propria volontà» esso si considera esonerato dalle sue obbligazioni senza alcun versamento di indennizzi.

Art. 30
Quando l’albergatore o l’agente di viaggi si trovi nell’impossibilità di eseguire le sue obbligazioni, particolarmente in caso di forza maggiore, egli ha l’ obbligo di avvertirne l’altra parte immediatamente con tutti i mezzi a sua disposizione in modo da limitare i danni.

Art. 31
Se esiste una divergenza di opinione su di un caso invocato di forza maggiore, le parti contraenti sono tenute a studiare un regolamento amichevole.
In caso di mancato accordo possono adire la commissione di arbitrato prevista all’art. 59 della presente convenzione.

E2. Secondo l’etica professionale

Art. 32
L’albergatore deve astenersi dall’invitare (con qualsiasi mezzo) il cliente d’un agente di viaggi a divenire su cliente diretto.

Art. 33
L’agente di viaggi, anche se si è rivolto contemporaneamente a vari alberghi per ottenere la medesima prenotazione, deve astenersi dal concludere più contratti alberghieri per il medesimo soggiorno di un cliente col proposito di provvedere ad annullare successivamente nei termini stabiliti dalla convenzione quelli che non intende utilizzare.

Art. 34
Un contratto alberghiero non può, in nessun caso, e sotto qualsiasi forma, essere subordinato alla conclusione di un contratto di pubblicità tra le parti contraenti.

Art. 35
L’ albergatore è tenuto a comunicare all’agente di viaggi esatte informazioni sulla categoria, situazione e qualità dei servizi del suo albergo.

Art. 36
L’agente di viaggi è tenuto a rispettare nei confronti della clientela il tono delle informazioni fornite dall’albergatore in virtù del precedente art. 35.

Art. 37
L’albergatore e l’agente di viaggi debbono astenersi, nei riguardi della clientela, dal formulare dichiarazioni che mettono in dubbio la qualità dei servizi forniti dall’altra parte contraente o nuocciano alla sua reputazione professionale.

F Contratti per clienti individuali

Art. 38 – Definizione
Il contratto per clienti individuali è quello concluso per clienti che non fruiscono delle condizioni di favore stabilite per i gruppi.

Art. 39 – Annullamenti, termini
Salvo contrarie condizioni contrattuali, i termini minimi da rispettare da parte degli agenti di viaggi per notificare agli alberghi gli annullamenti sono i seguenti:
a. nelle località dove e quando notoriamente vi è una forte domanda di camere: i medesimi termini accordati alla clientela diretta, ma, al più tardi, la vigilia del giorno di arrivo;
b. negli alberghi di soggiorno turistico: 30 giorni prima della data di arrivo in alta stagione; 14 giorni prima della data di arrivo in bassa stagione.

Art. 40
Gli annullamenti fatti dopo i termini indicati danno luogo a indennizzo.

Art. 41
L’indennizzo dovuto può essere fissato a forfait come segue per ogni cliente la cui prenotazione è stata annullata:
a. prezzo dei servizi prenotati per un soggiorno di una notte se il soggiorno è inferiore a tre notti;
b. prezzo dei servizi per il soggiorno d’una notte in caso di soggiorni superiori a tre notti in bassa stagione;
c. prezzo di soggiorni prenotati per un soggiorno di tre notti in alta stagione.

Art. 42
In caso di partenza prematura o di non utilizzazione dei servizi prenotati, l’agente di viaggio è tenuto a indennizzare l’albergatore della perdita che ha realmente subito, salvo nel caso in cui la partenza prematura o la non utilizzazione dei servizi dipenda dall’albergatore che non ha fornito tali servizi. Se il versamento anticipato fatto dall’agente di viaggi non copre la totalità della fattura, l’albergatore potrà incassare il saldo della sua fattura direttamente dal cliente. Queste disposizioni si applicato se è nell’uso agire in siffatto modo nei riguardi della clientela recuperata direttamente dall’albergatore.
In caso di cliente non presentatosi e la cui prenotazione non è stata oggetto di annullamento anche se tardivo o di una indicazione di arrivo ritardata, l’agente di viaggi è tenuto a indennizzare l’albergatore della perdita che ha realmente subita. Tuttavia se l’annullamento, ancorché tardivo, è arrivato, devesi applicare l’art. 41. L’albergatore deve avvisare immediatamente l’agente di viaggi del mancato arrivo del cliente.
Il pagamento dell’indennizzo deve avvenire nei 30 giorni. Trascorso il termine, la somma dovuta è maggiorata degli interessi di mora e delle spese di recupero in conformità del disposto dell’art. 16.

Art. 43
L’agente di viaggi non potrà fatturare ai suoi clienti superiori a quelli che gli sono stati comunicati dall’albergo e che danno luogo a commissione.
Tuttavia le spese di prenotazione possono essere addebitate al cliente dalla nota d’albergo.

G. Contratti per clienti in gruppo

Art. 44 – Definizione
Si intende per «gruppo» un numero di persone viaggianti insieme considerate tanto dall’agente di viaggio quanto dall’albergatore come una entità alla quale l’albergatore accorda tariffe speciali fissate contrattualmente.
I servizi sono oggetto d’un solo documento di prenotazione e di una unica conferma; ciascun documento deve precisare le medesime prenotazioni per ogni viaggiatore ad un prezzo globale unico oggetto di una fattura.

Art. 45
Le tariffe per gruppi indicati nelle «tariffe confidenziali» dell’albergatore non sono vincolanti per gruppi inferiori a 16 partecipanti.

Art. 46
L’agente di viaggi è tenuto a inviare all’albergatore la lista di ripartizione dei viaggiatori per camera (rooming-list) almeno 14 giorni (due settimane) prima dell’arri­vo dei gruppi in caso contrario egli si tende responsabile delle difficoltà che potrebbero prodursi per la mancata osservanza di tale obbligo.
L’albergatore, tuttavia, è tenuto ad informare l’agente di viaggi se non ha ricevuto la rooming-list 14 giorni prima dell’arrivo dei clienti.

Art. 47
In caso di applicazione delle disposizioni dell’art. 26, paragrafo 2, l’albergatore è tenuto ad alloggiare la totalità del gruppo nello stesso albergo.

Art. 48 – Condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento sono normalmente con accordi particolari: a. 50 per cento dell’ordinamento 30 giorni prima dell’arrivo del gruppo; b. il saldo, al più tardi al momento della partenza.

Art. 49
È raccomandato all’albergo di accordare una gratuità a un rappresentante dell’agente di viaggi (corriere, guida, autista, capogruppo, eccetera) che accompagni un gruppo di almeno 15 persone. L’ albergatore può anche accordare una gratuità ogni 20 persone in più.

Art. 50
L’importo del prezzo dei servizi indicato nel contratto alberghiero non deve essere portato a conoscenza del viaggiatore né dall’agente né dall’albergatore.

Art. 51 – Annullamenti
Salvo condizioni contrarie, i termini che l’agente deve rispettare per notificare gli annullamenti all’albergatore sono i seguenti:
a. 21 giorni prima della data di arrivo prevista per l’annullamento delle prenotazioni relative a più del 50 per cento dei partecipanti.
b. 14 giorni prima della data di arrivo prevista per l’annullamento delle prenotazioni relative a meno del 50 per cento dei partecipanti.

Art. 52
Gli annullamenti fatti dopo i termini indicati dall’articolo precedente danno luogo a indennizzo.
Nel caso di una prenotazione effettuata ed accettata meno di 14 giorni prima della data di arrivo si applicano le disposizioni del successivo articolo 53a.

Art. 53
L’indennizzo dovuto può essere fissato per ogni cliente, del quale è stato annullata la prenotazione, sulla base di un importo:
a. fissato concordemente in anticipo;
b. equivalente a due terzi dell’ordinazione, in mancanza di accordo principato, sulla base delle condizioni e prezzi.

Art. 54
In caso di arrivo ritardato, i pasti non consumati e i servizi non forniti sono indennizzati per due terzi del loro valore reale semprechè il responsabile dell’agente di viaggi abbia fatto tutto il possibile per avvertire l’albergatore dell’arrivo ritardato.

Art. 55
In caso di mancato arrivo, si applicano le disposizioni fissate per i clienti individuali.

Art. 56
L’albergatore che non adempie le sue obbligazioni o non fornisce l’equivalente deve corrispondere un indennizzo il cui importo non può essere superiore al danno rea­le subito dall’agente di viaggi, né inferiore agli importi indicati all’articolo 53.

Art. 57
Il pagamento delle indennità dovute deve avvenire nei 30 giorni dalla data della richiesta. Trascorso tale termine, si applicano gli interessi di mora e le spese di recupero in conformità al disposto dell’articolo 16.

PARTE TERZA

Art. 58 – Integrazione della convenzione
Il Comitato di collegamento AIH-FUAV, formato da delegati appositamente designati a questo scopo da ciascun delle due Federazioni contraenti, è il solo interprete del­le disposizioni della convenzione.
Il Comitato si riunisce almeno due volte all’anno. Esso può essere sollecitato, in caso di litigio, su una domanda di interpretazione, sia da un albergatore che da un agente di viaggi.

Art. 59 – Regolamento dei litigi
Ogni litigio relativo all’applicazione della convenzione può essere sottoposto, per al conciliazione ed arbitraggio, al Comitato di collegamento AIH-FUAV.
In caso di accordo tra le parti di sottoporre il loro litigio ad arbitraggio, la parte più diligente indirizzerà alla sua federazione internazionale una domanda di arbitraggio facendole pervenire tutta la documentazione necessaria.
La federazione così interessata è tenuta a compilare un compromesso di arbitrario in doppio esemplare di cui ciascuna delle parti deve firmare da restituire alla sua federazione internazionale.
L’iter della procedura è fissato nel regolamento d’arbitraggio allegato alla convenzione ma disponibile soltanto su domanda presso le segretarie delle due parti contraenti firmatarie della convenzione stessa.

Art. 60 – Durata e scioglimento della convenzione
La convenzione è conclusa per la durata di due anni, rinnovata tacitamente per periodi di due anni alla scadenza di ciascun biennio a meno che una delle parti contraenti non manifesti di porvi termine alla conclusione del periodo in corso mediante invio della lettera raccomandata sei mesi prima del termine del periodo stesso.
Le parti contraenti prenderanno le intese necessarie per gli emendamenti da apportare alla convenzione secondo l’evoluzione degli usi che essa sanziona.

Art. 61 – Data della convenzione
La presente convenzione è entrata in vigore il 15 giugno 1979 a seguito delle parti contraenti. Tuttavia i contratti alberghieri conclusi prima del 1° gennaio 1979 continueranno ad osservare fino alla loro totale esecuzione, le prescrizioni della Convenzione 1970, anche per tutte le prestazioni contrattuali compiute dopo tale data.

Allegato 1 – Definizione dei termini della convenzione
Premessa. Per l’applicazione della convenzione alberghiera 1979 i sottonotati termini debbono essere presi nel senso specificato in appresso anche se esso differisce da quel­lo utilizzato nel diritto privato nazionale.

Agente di viaggi. Ogni persona fisica o giuridica qualificata per tale delle disposizioni legislative del proprio paese o dalla Associazione nazionale o dalla Federazione internazionale interessata e che ha come principale attività di prenotare camere ed altri servizi negli stabilimenti alberghieri per alloggiarvi clienti.

Albergo. Sono considerati alberghi tutti gli stabilimenti di alloggio affiliati all’AIH (Associazione internazionale degli albergatori) sia direttamente che a mezzo di un’associazione nazionale oppure che siano considerati tali dalla legislazione del paese in cui sono situati.

Caparra. Importo pagato in anticipo e non rimborsabile in caso di rescissione del con­tratto per colpa di chi ha corrisposto la caparra stessa; da corrispondere invece per il doppio in caso di rescissione del contratto da parte di chi ha ricevuto la caparra medesima.

Cliente individuale. Cliente che non beneficia delle convenzioni speciali valevoli per i gruppi.

Clienti in gruppo. Un determinato numero di persone viaggianti insieme considerati dall’agente di viaggi e dall’albergatore come una entità particolare alla quale l’albergatore accorda condizioni e tariffe speciali fissate contrattualmente.

Contratto alberghiero. Contratto per il quale un albergatore si impegna verso un agente di viaggi a fornire servizi alberghieri ad un cliente dell’agente stesso.

Deposito a garanzia. Versamento anticipato d’una parte del prezzo dei servizi alberghieri richiesti dall’agente di viaggi all’albergatore, da dedursi dall’importo globale della fattura o da restituirsi in caso di annullamento regolare del contratto d’albergo.

Importo anticipato. A seconda della volontà delle parti contraenti l’importo versato in anticipo può essere considerato come «caparra» o come «deposito a garanzia».

Stagione alta o bassa. La bassa stagione, così definita dagli usi locali, è soggetta a contratti particolari secondo le condizioni del mercato.

Tariffe d’albergo. È la lista dei prezzi dei vari servizi forniti dall’albergo, separatamente o congiuntamente pubblicati ufficialmente per i clienti.

Voucher. È un documento, emesso da un agente di viaggi per il quale s’impegna a pagare l’albergatore per le prestazioni d’albergo fornite al cliente. Le prestazioni e il loro valore massimo debbono essere indicati sul documento.

In caso di non utilizzazione di tutte le prestazioni d’albergo indicate sul valore, l’impegno dell’agente di viaggio è limitato a quanto prescritto nell’articolo 42 della convenzione. La copia del voucher può servire come riconferma in conformità dell’articolo 10.

Allegato 2 – Il contratto standard agenzia-albergo
Il contratto standard menzionato nella convenzione tra albergatori e aziende di viaggio di due documenti: il questionario, il foglio delle tariffe.
Il questionario è un elenco di richieste di dati che comprendono sia quelli generali relativi all’albergo col quale si vuole entrare in relazione di affari (e desumibili dal relativo annuario) sia quelli di carattere professionale che non figurano negli annuari. In esso è specificato il numero delle stanze a un letto, a due letti, a tre letti affinché si possa sapere con sicurezza la possibilità di sistemazione, particolarmente delle comitive, la distanza dell’albergo dalle stazioni ferrovie, innanzitutto, e aeree ed i mezzi di cui dispone l’albergo per la eventuale trasferta dei clienti, la descrizione degli impianti (saloni, salotti, garage, dipendenze, eccetera) la possibilità di offrire trattenimenti e svaghi (sale da ballo, orchestra, eccetera), quante persone vi possono essere nel ristorante, eccetera.
Infine vi sono anche indicati il nome e il cognome del proprietario e del direttore allo scopo di poter allacciare relazioni dirette.
L’albergatore deve firmare il foglio ed allegarvi una carta topografica della località con l’indicazione del punto dove è situato l’albergo ed alcune fotografie delle camere e dei vari impianti, inoltre una o più planimetrie per conoscere l’ubicazione delle stanze migliori.
Il foglio delle tariffe deve riportare le tariffe per ogni tipo di alloggio, i prezzi di pensione o di mezza pensione, dei pasti, le tariffe per i domestici e per i bambini, il prezzo dei servizi accessori: bus e taxi per le trasferte, aria condizionata e riscaldamento, garage, diritto di servizio e tasse.
Inoltre sul medesimo foglio debbono essere ben specificati: la percentuale di provvigione spettante alla agenzia: i vari tipi di buoni di cambio che saranno accettati.
Anche il foglio delle tariffe deve essere firmato dal direttore dell’albergo ed inviato con il questionario all’agenzia.