4 esempi di e-mail automatizzate che il tuo hotel dovrebbe inviare

Perché ricorrere alle e-mail automatizzate? Scopriamolo insieme in questo articolo.

La tecnologia in hotel diventa sempre più sofisticata, man mano che cresce il numero di ospiti che usano internet e prenotano tramite mobile.

E mentre la tecnologia alberghiera evolve, aumentano proporzionalmente le possibilità di interazione tra ospiti e staff di una struttura ricettiva.

Tra i migliori mezzi per comunicare con i propri clienti c’è senz’altro l’e-mail marketing.

Impostando una strategia vincente per le proprie campagne e servendosi di contenuti scritti con cura, l’e-mail marketing è uno strumento insostituibile per far crescere il coinvolgimento degli ospiti.

E quindi per massimizzare le prenotazioni dirette e vendere servizi extra, in gergo fare up-selling.

Automatizza le tue campagne con le e-mail transazionali

Mai sentito parlare di e-mail transazionali o triggered e-mail?

L’aggettivo “triggered” deriva dal termine inglese “trigger “che significa: grilletto o innesco.

Le triggered e-mail altro non sono che comunicazioni “innescate” dal verificarsi di determinati eventi.

Sono messaggi di cortesia, di conferma o semplicemente informativi che vengono inviati automaticamente al cliente.

Ad esempio, dopo che ha effettuato la prenotazione, per confermargli che la camera è stata messa da parte per lui.

Oppure pochi giorni prima dell’arrivo in hotel, per informarlo sulla strada più comoda per raggiungere la struttura.

O, ancora, dopo il check-out per domandargli come è stato il suo soggiorno e ricordargli di lasciare una recensione.

Secondo studi recenti, e-mail di questo tipo vantano tassi di apertura ben più elevati rispetto a normali e-mail promozionali.

Siamo a circa il 50% contro il 26-27% delle newsletter e delle DEM tradizionali. Questo perché si tratta di messaggi altamente pertinenti per l’ospite.

Esempi pratici di e-mail automatizzate

Esempi di e-mail automatizzate includono comunicazioni inviate prima dell’arrivo in hotel (e-mail di pre-stay) e messaggi di benvenuto (welcome e-mail).

Oppure offerte esclusive in occasione di compleanni (birthday e-mail) e campagne di re-engagement per clienti dormienti o solo un po’ pigri.

Le e-mail transazionali offrono anche un vantaggio più.

Hanno vita lunga, nel senso che una volta impostate possono essere inviate per mesi o addirittura anni.

E hanno bisogno di poca manutenzione: solo qualche aggiornamento ogni tanto.

Ecco 4 esempi molto efficaci di e-mail transazionali che tutti gli hotel dovrebbero integrare nella loro strategia di e-mail marketing.

1. E-mail di pre-stay

Il periodo di tempo che intercorre tra una prenotazione e l’effettivo arrivo in hotel è uno dei momenti più opportuni per creare una relazione con l’ospite.

Immagina la loro emozione al pensiero del viaggio che si avvicina: bisogna approfittare di questo mood aperto e positivo.

In questo momento, infatti,il cliente, sull’onda dell’entusiasmo, è più predisposto ad accogliere iniziative che potrebbero rendere ancora più memorabile il proprio soggiorno.

Ad esempio la prenotazione di un rilassante massaggio nella Spa dell’hotel. O quella di un tavolo per una cena romantica nel ristorante della struttura.

In generale, questo tipo di e-mail permette anche di presentare i migliori servizi dell’hotel.

Consente di dare informazioni circa gli orari di apertura delle facilities presenti, ad esempio piscina, bar ristorante e centro benessere, e altri dettagli simili.

Studi recenti dimostrano che e-mail di pre-stay inviate circa una settimana prima dell’arrivo in albergo hanno percentuali di apertura molto alte.

2. E-mail di benvenuto

Accogliere l’arrivo di un ospite con una e-mail di benvenuto piacevole e personalizzata è un modo sicuro per far iniziare il soggiorno alla grande.

L’ideale è inviare questo tipo di comunicazione poco dopo il check-in.

Come nel caso delle e-mail di pre-stay, anche quelle di benvenuto hanno dati di apertura e di click-through molti positivi.

Messaggi di benvenuto dovrebbe essere predisposti anche quando un cliente si iscrive alla newsletter dell’albergo. O quando crea il proprio account sul sito della struttura.

Predisporre un’e-mail automatica che li ringrazi per essere registrati è un gesto che fa molto piacere.

Chiamali per nome, approfitta del messaggio per spiegargli qualcosa in più della tua struttura. E, naturalmente, includi i canali social per farli conoscere.

3. E-mail di re-engagement

Comunicazioni di questo tipo sono una strategia perfetta per recuperare un cliente un po’ pigro che magari si è registrato sul sito dell’albergo. Ma non ha mai fatto una prenotazione.

Le ragioni per ciò possono essere varie. L’utente ha trovato un’alternativa, si è scordato di voi, ha avuto difficoltà nel prenotare, è stato interrotto e ha abbandonato il carrello.

Resta il fatto che è necessario intervenire perché risvegliare un cliente inattivo conviene di più che acquisire un cliente ex novo.

4. E-mail in occasione del compleanno

Invia ai tuoi ospiti un’offerta imperdibile in occasione del loro compleanno.

Sapranno che li pensi e questo li renderà contenti.

Non si tratta di una semplice e-mail promozionale. Le e-mail per il compleanno sono una potente arma di marketing diretto che aiuta il brand del tuo hotel a distinguersi.

Le nostre caselle di posta sono travolte dai messaggi che offrono sconti e promozioni incredibili. Ma incredibilmente le e-mail con gli auguri di compleanno non passano inosservate.

Anzi, ricerche dimostrano che con un messaggio inviato in occasione del compleanno, i tassi di conversione crescono anche del 60% rispetto a semplice e-mail promozionali.

Con le e-mail automatizzate messaggi personalizzati in tempo reale

In conclusione, le e-mail transazionali ti permettono di inviare messaggi altamente personalizzati in tempo reale per aumentare il coinvolgimento dei tuoi clienti e accrescerne la fedeltà.

Queste comunicazioni sono molto apprezzate. Forniscono al cliente informazioni concrete e utili.

L’e-mail marketing tradizionale, invece, invia lo stesso messaggio – ad esempio una promozione – a grandi segmenti del tuo database. Ma senza offrire una comunicazione one-to-one.

Nonostante la loro innegabile utilità, ancora troppi hotel non hanno pensato a impostare una precisa strategia di marketing transazionale.

La buona notizia è che è piuttosto semplice sviluppare campagne e-mail automatizzate. E si possono iniziare a vedere sin da subito i risultati.

Il consiglio è di non gestire a mano questa parte delle attività, ma di affidarsi a un valido strumento per fare marketing automation.

Suggerimenti utili agli albergatori

Di prodotti ce ne sono tanti sul mercato. Ma nel caso di una struttura alberghiera è preferibile che il prodotto in questione offra anche funzionalità di data clearing.

Ciò permette all’albergatore di fare ordine e pulizia nella miriade di dati raccolti nel PMS.

Questa fase risulta di fondamentale importanza per arrivare a disporre di data warehouse pulito, ordinato e sempre aggiornato.

Dove a ciascun cliente corrisponda un unico profilo certificato (il Certified Guest Profile) che contenga tutte le informazioni necessarie per fare direct marketing, con il messaggio giusto al momento giusto.

In un’epoca in cui il mondo stesso si sta muovendo sempre più verso la personalizzazione, i vantaggi che derivano dall’automatizzare una parte del tuo e-mail marketing non tarderanno a farsi sentire.

I vantaggi delle e-mail automatizzate

Integrare e-mail transazionali nella tua strategia di e-mail marketing aiuterà a incrementare il coinvolgimento dei tuoi clienti e a offrire loro messaggi su misura.

I vantaggi sono concreti anche dal punto di vista del personale stesso. Potrà infatti svolgere il proprio lavoro in modo più semplice e veloce.

Proprio perché gli invii saranno programmati a priori.