Event Marketing: Al Timone del Tuo Successo

Grazie per aver partecipato così numerosi al primo incontro Event Marketing: Dall’Emozione al Business della rubrica Event Marketing: Comunicazione Virale by Formazione Turismo.

Bentornato al secondo appuntamento!

L’industria dell’organizzazione di manifestazioni aziendali sfiora, a casa nostra, i 1000 milioni di euro e qualsiasi sia la sua natura: commerciale, culturale, celebrative o relazionali, crea visibilità, genera profitti, l’industria degli eventi è uno dei settori principali e vitali del Turismo.
Ed è proprio grazie a questi dati e all’importanza del settore che vale la pena di capire come puoi organizzarne uno per dare valore alla Tua azienda!

Scegli il tuo Event Manager

La progettazione della manifestazione è affidata all’Event Manager, figura che per forza di cose deve possedere determinate qualità: carisma, self control, flessibilità, passione e soprattutto capacità organizzative , team building e di gestione dei tempi.
L’Event Manager può essere direttamente il responsabile eventi nella location scelta per la realizzazione dell’incontro, oppure si può trattare di una risorsa in out sourcing che fa capo ad una agenzia di eventi esterna, quest’ultima normalmente così suddivisa in tre reparti:
1. Creatività – design – coordinata da un Direttore Creativo
2. Contatto – studio di brand e target – coordinata da un Account Executive o da un Business Manager
3. Produzione – gestione completa del progetto e cura degli aspetti tecnici/logistici – Coordinata da un Project Manager coadiuvato da un direttore di produzione.

Dal Brainstorming alla Realizzazione

Durante il brainstorming hai dato libero sfogo alla fase creativa individuando l’idea che nasce e prende forma capace di farti distingue e ricordare.

Terminata l’ideazione si apre il capitolo 2 della realizzazione dell’evento divisa in 13 fasi:
1. Studio e scelta di data, ora e location – argomento già sviscerato nell’appuntamento precedente -. Per prenotare lo spazio è necessario un sopralluogo della struttura scelta come sede della manifestazione. Questo passaggio è indispensabile per verificare la dotazione di infrastrutture audio/video ed eventualmente firmare gli accordi con i fornitori delle attrezzature tecniche/interpretariato di cui il tuo evento necessita. Verificare la disponibilità degli allestimenti interni/esterni cartellonistica, bandiere, palco e manifesti.

2. Studio della sicurezza – verificandone il rispetto in termini di legge -. Eventualmente stipula una polizza assicurativa che copra gli eventuali rischi di danneggiamento o di infortunio dei partecipanti a causa dell’evento. Valutazione di eventuali richieste di permessi a Comuni/Prefettura. Non dimenticare l’informativa sulla tutela della privacy e di preparare un elenco dei Numeri Utili – Ambulanze (servizio notturno e festivo), Carabinieri, Vigili Farmacie, Guardia Medica, Oggetti smarriti, Ospedale e Pronto soccorso.

3. Studio e scelta di servizi di transfer e modalità di parcheggio. Utile e risolutiva è la navetta, pullman riservato ai trasferimenti di relatori, ospiti e partecipanti. Non farti cogliere impreparato, individua anticipatamente dei parcheggi sicuri dove poter sistemare le auto previste in arrivo.

4. Definizione dei tempi dell’agenda di lavoro, una tabella di marcia con la schematizzazione dei passaggi e delle scadenze da rispettare, partendo con alcuni mesi di anticipo fino alla settimana prima dell’evento.

5. Definizione del piano di comunicazione, in base al quale: si produce il materiale di promozione dell’evento: grafica, stampa e inviti (carta intestata, modulistica, cartellette, cavalieri con i nomi dei relatori, affissioni, banner, pubblicità, canali di promozione). Definisci lo sviluppo mailing list degli invitati, ricerca sponsor autorevoli e organizza un ufficio stampa per le pubbliche realzioni. Da queste attività si genera un nutrito portafoglio di Contatti/potenziali futuri Clienti, assolutamente qualificati di categorie di riferimento. Un contatto di qualità è espressione autentica di una targetizzazione della comunicazione. In altre parole l’Evento consente di raggiungere in profondità target solitamente meno permeabili alle iniziative di Marketing. Di seguito trovi un elenco di siti dove poter gestire le operazioni di

Registrazione e vendita Biglietti:

– Eventbrite
– Eventwax
– Eventbee

Corre subito in aiuto del Event Manager un sistema che gestisce dalla segreteria organizzativa agli accessi, tenendo traccia di ogni fase della pianificazione e di tutti i dettagli; generando preziosi report utili per occasioni future: http://bit.ly/1aTpVLn.

6. Definizione della lista degli speakers. Importante scegliere nomi blasonati, il partecipante è più propenso a dare credibilità agli interventi. Prevedi il gettone di presenza, il corrispettivo economico da riconoscere ai relatori.

7. Scelta di decorazioni floreali e gadget allineati col tenore dell’incontro: piante e fiori hanno il colore del Brand e i souvenir sono oggetti di artigianato locale oppure articoli utili al partecipante, es. presentazione di un libro, fai goal con un segnalibro. Importante la programmazione del piacevole tempo libero. Pensa alla visita di un museo, un percorso wellness per le signore/accompagnatrici oppure la scelta trendy della degustazione di specialità del posto.

8. Creazione del Team di lavoro e organizzazione di un sistema di delega delle responsabilità. Un organigramma chiaro per stabilire chi fa cosa.

9. Prenotazione degli alloggi in base alla vicinanza con il luogo dell’evento e con la disponibilità delle camere in ogni hotel. Invio Rooming List al responsabile Room Division.
Plus: sorprendi gli ospiti di riguardo con amenities di benvenuto da far trovare in camera.

10. Studio e scelta del catering. Coffee break, pranzo, aperitivo e cena, nulla al caso, dalla tipologia dei piatti, alla stampa del menù al centrotavola. In funzione dell’utente finale effettua tutte le scelte, che devono ricadere su un’offerta non stonata rispetto al contesto e in armonia con l’entità dei punti precedentemente analizzati.Sembra la parte più semplice da gestire, invece le aspettative dell’avventore sono sempre alte, un rustico succulento e un pasticcino goloso conquistano tutti. Stesso ruolo giocano i dettagli riservati alla cura della pausa dai lavori, quindi un menù con la stampa del logo.

11. Servizio fotografico, non sempre richiesto e necessario, ma inserisci tra i tuoi contatti un valido professionista attendibile e puntuale.

12. Presentazione e controllo del Budget stilato a seguito e in base allo sviluppo dei punti sopra-elencati.

13. Gestione del post evento: produzione materiale per la rassegna stampa/video, raccolta dei moduli di guest satisfaction. Indispensabile la verifica del feedback dei cliente ed eventuale customer care.

Conclusioni

Ti entusiasma l’idea di organizzare il tuo Evento?
Facci sapere com’è andata!
A questo punto hai bisogno di promuoverlo, vediamo insieme come si fa, ti aspettiamo nella nostra rubrica Event Marketing: Comunicazione Virale.
Se ti è piaciuto l’articolo, ti aspettiamo al prossimo appuntamento. Keep in touch.

Bibliografia
* Pamela Tavalazzi, Paolo Regina: “Organizzare eventi tra tecnica e cuore”
* Saverio Monno: “Organizzare eventi. Guida pratica”
* Alfredo Accatino, “Dizionario degli eventi”

Sitografia
* Dal Blog Gestione20.blogspot: “L’organizzatore di eventi di sucesso”, by Julius Solaris
* Dal blog Event Secret: “One Easy Method to Help Reduce Your Attendees’ Stress Level and Improve Event Satisfaction”, by Ryan J Bell
* Dal Blog Event Manager: “10 Ways to Measure Your Event (ROI) with Social Media”, by Julius Solaris
* Dal sito internet Eventi: “Villa Merlin, location a Bario Canavese”

Leggi anche:
* Dal Blog Event Manager: “In my Second Life, I’ll be an event manager. A featured interview with Allison”, by Julius Solaris