Manuale di etichetta aziendale per hotel e attività turistiche
Oggi parleremo del Manuale (Vademecum) di Etichetta Aziendale, quel grande sconosciuto per le catene alberghiere italiane e le aziende in generale.
L’universo aziendale e quello degli affari in genere, strano a dirsi, non possiedono un cerimoniale, protocollo e galateo ad hoc da applicare.
È chiaro che tutto ciò implica un’estrema attenzione al comportamento, per non “inciampare” in malintesi che potrebbero costare caro.
Diventa dunque indispensabile conoscere le regole fondamentali di comportamento.
Ci consentono di mantenere buoni rapporti con tutti. Inoltre possono anche portare a termine affari vantaggiosi.
Non è affatto scontato sottolineare che le regole di un buon comportamento devono essere messe in atto in primo luogo nel proprio ufficio/sede di lavoro.
Il primo passo: dare il buon esempio
E come in qualsiasi altra situazione, sarà proprio colui che gestisce l’ufficio a dover dare il buon esempio.
Questo non significa che certe regole debbano essere applicate esclusivamente dal manager.
Tuttavia, essendo il responsabile, egli dovrà adottare all’interno della propria azienda lo stesso comportamento che intende richiedere ai propri collaboratori/dipendenti.
Chi non rispetta una linea di comportamento adeguata darà un’immagine certamente negativa di sé.
E, quel che è peggio, dell’azienda.
Business Etiquette: all’estero è realtà, Italia ancora in ritardo
Sebbene in Italia sia ancora poco diffuso, il manuale o vademecum aziendale di business etiquette è uno strumento davvero prezioso.
All’estero è ormai una prassi avere questo opuscolo che riporta le regole fondamentali stabilite dall’azienda.
Queste norme sono ritenute indispensabili per un buon clima aziendale.
E devono necessariamente essere rispettate da tutti, indipendentemente dalla gerarchia.
Nel caso dei top manager e di coloro che per esigenze di lavoro sono costretti a viaggiare, sarà necessario affrontare la questione dell’interazione tra culture e tradizioni diverse.
Il Vademecum Aziendale, quindi, non è altro che un manuale di facile lettura e comprensione.
Riporta una serie di norme e istruzioni a cui far riferimento in qualunque momento.
Il Vademecum può riguardare un solo settore dell’azienda.
Oppure può essere generico e comprendere tutte le norme che la direzione generale e l’ufficio risorse umane intendono applicare.
Ogni azienda redige il manuale in funzione delle proprie necessità.
Com’è strutturato un manuale di etichetta
Com’è strutturato un Manuale di Etichetta?
Possiamo affermare che il Manuale di Etichetta, non è diverso da un Manuale Operativo, Marketing/Vendite, Finanziario, ecc.
In questo caso il Manuale è un Vademecum che soddisfa tutti gli standard che la Direzione aziendale ritiene necessari per mantenere buone relazioni interne ed esterne.
Ma anche un corretto ambiente di lavoro, immagine aziendale, ecc.
Il Manuale di Etichetta diventa uno strumento utilissimo per regolamentare comportamenti non sempre in sintonia con l’azienda.
È anche uno strumento molto importante per il settore di Risorse Umane.
Esempio pratico di vademecum aziendale
Un piccolo esempio di come può essere articolato un vademecum aziendale:
- Il dress code e l’immagine personale
- Atteggiamenti e modi “non accettabili” in azienda
- Il linguaggio corretto
- Utilizzo del proprio cellulare nel posto di lavoro
- La comunicazione scritta
- La comunicazione telefonica
- I sistemi di chat
- La Netiquette
- I fornitori
- Le riunioni in ufficio
- Le riunioni virtuali
- I viaggi
- Fiere, trade-shows, conferenze e riunioni di lavoro
- I momenti conviviali in azienda
- Organizzazione eventi e delegazioni estere
- E un lungo ecc.
Creare una buona immagine aziendale
È uno strumento molto valido per Risorse Umane.
Nelle aziende questo opuscolo va dato ad ogni impiegato, e ogni collaboratore firma la sua ricezione e lettura.
Questo dà al RRHH la possibilità di correggere con più facilità i problemi che possano sorgere a livello interno.
Si può intervenire per risolvere incomprensioni. O per qualunque altro tipo di motivo.
Il Manuale di Etichetta Aziendale, ha come principale obiettivo quello di creare una immagine aziendale coordinata.
Di migliorare i rapporti interni ed esterni. Evitare abusi e modi non accettabili nel posto di lavoro.
Ma soprattutto creare un clima “gradevole” per gli impiegati e i clienti.
La maggior parte dei problemi nelle aziende nascono proprio per non avere delle “regole chiare”.
Questa ambivalenza porta i collaboratori a pensare che facendo “a modo loro” va bene.
Ma in realtà non è affatto così.
Cosa accade quando le regole non sono chiare
Da queste ambivalenze e regole poco chiare da parte delle società, nascono conflitti interni ed esterni. Che a volte sono difficili da correggere.
Con il passar degli anni sono infatti diventati “usi e costumi” e nessuno ha mai detto nulla.
Un Manuale di Etichetta ben pensato e ben fatto conviene a tutti!
L’azienda conta con uno strumento valido.
Mentre i collaboratori conoscono le regole e i conflitti tendono a diminuire.
Capire questi meccanismi è fondamentale.
Un corso di business etiquette potrebbe senza dubbio rappresentare un primo passo per conoscere queste regole non scritte.
Ma che possono cambiare in meglio il futuro delle aziende del turismo e dell’ospitalità alberghiera.
