MICE in hotel, come gestire i meeting nel settore hospitality
Non solo turismo leisure, la ripresa del settore hospitality ha coinvolto i turisti nazionali e internazionali segnando un trend positivo anche nel settore MICE.
Il turismo congressuale, secondo i dati dell’OICE, l’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi, ha registrato la presenza nel 2021 di circa 10,8 milioni di viaggiatori internazionali che hanno scelto come destinazione l’Italia per motivi di lavoro.
Questo ha portato a una crescita degli eventi business italiani del +23,7% rispetto al 2020, per un totale di 86.438 eventi congressuali in presenza o in formato ibrido.
Il MICE in hotel: cos’è e cosa significa
Molte strutture alberghiere, grazie alle capacità della loro struttura ricettiva fanno del MICE il proprio core business.
Grazie al MICE, infatti, si può incrementare il revenue alberghiero, attraverso:
– Meetings: incontri strutturati dalle aziende che condividono informazioni, problemi, soluzioni o lancio di nuovi prodotti sul mercato.
Tra questi eventi rientrano anche: attività di formazione, team building, brain storming o incontri diretti in presenza con fornitori e partner.
– Incentives: conosciuti anche come “viaggi premio”, sono degli eventi organizzati dalle aziende per premiare i propri dipendenti.
A differenza dei Meeting, gli Incentives vengono utilizzati dalle organizzazioni per migliorare il sentiment attraverso attività di team building e per fare incontrare la direzione con i dipendenti in un contesto differente da quello lavorativo.
L’obiettivo di questi eventi è di ridurre lo stress del carico lavorativo quotidiano dei lavoratori e di lasciare un bel ricordo dell’esperienza di soggiorno vissuta.
– Conferences: si tratta di incontri che con scopi didattici, professionali o commerciali trattano di un certo argomento o materia comune.
In questo caso gli organizzatori sono grandi associazioni o società che gestiscono questi eventi con cadenza periodica con l’obiettivo di formare i partecipanti e farli crescere professionalmente.
– Exhibitions: sono eventi collegati a fiere o esposizioni che mostrano al pubblico novità di prodotti o servizi che sono presenti o verranno lanciati sul mercato.
In genere questi incontri prevedono un biglietto d’ingresso per andare a vedere gli stand dove le aziende espongono i propri prodotti o servizi.
Turismo congressuale: la scelta della location
Come si può evincere, quindi, i protagonisti del turismo congressuale scelgono la location unicamente per motivi di lavoro o di affari.
Gli albergatori devono tenere conto che, i partecipanti a questi eventi, spesso necessitano di soggiornare in una struttura ricettiva per una o più notti, soprattutto durante fiere o esposizioni particolari.
Le strutture ricettive, dunque, devono trovarsi preparate per gestire al meglio un’affluenza di grandi gruppi di persone appartenenti a una o più organizzazioni che si presentano in uno specifico periodo.
I vantaggi di una corretta gestione dei meeting in hotel
Gestire il MICE in maniera efficace porta numerosi vantaggi all’hotel.
Il primo è la possibilità di ripensare ai propri spazi della struttura per trasformarli in aree dedicate a questa tipologia di turismo.
Basti pensare alle sale conferenze o meeting room, due spazi molto utilizzati e richiesti dai clienti business.
L’hotel, in questo modo, beneficia della presenza degli ospiti business e può attuare strategie di up e cross selling proponendo dei servizi extra prima, durante e dopo il soggiorno.
Questo implica che, grazie al MICE, l’hotel aumenta il proprio revenue e amplia il proprio mercato a una nuova tipologia di clientela.
Aprirsi a un nuovo segmento di mercato come quello del MICE, infatti, aiuta l’hotel a incrementare i ricavi attuando anche tecniche di destagionalizzazione.
MICE in hotel: come gestirlo
Come abbiamo detto in precedenza, il turismo congressuale vede un grande afflusso di persone che pernottano e usufruiscono dei servizi in hotel per un periodo di tempo determinato.
Gli albergatori, per poter gestire al meglio il turismo congressuale devono porsi alcune domande sui principali elementi che compongono il MICE:
– Partecipanti: in quanti saranno? Hanno bisogno di pernottare in hotel? E se sì, per quante notti?
– Affitti: l’evento richiede una location particolare? Quali sono gli spazi necessari per organizzare l’evento? Per quanti giorni?
– Ristorazione: catering, banqueting, pasti completi, finger food, colazione o pausa caffè?
– Trasporti: da dove arrivano ospiti e relatori? Con quali mezzi? Sono previsti spostamenti durante l’evento?
– Costi: è previsto un costo a partecipante o quotazioni specifiche per singoli servizi? Sono necessari tecnici, organizzatori, steward e hostess? Ho bisogno di ulteriori risorse?
Soluzioni innovative per gestire il MICE in hotel
In aiuto degli albergatori interviene il Property Management System il sistema gestionale in grado di rispondere alle domande precedentemente elencate e che gestisce in maniera efficace le prenotazioni degli eventi MICE.
Grazie al software gestionale, infatti, è possibile:
1) accedere in pochi clic alla disponibilità di tutti gli spazi dell’hotel;
2) strutturare tutti i tipi di evento dal più semplice al più complesso;
3) gestire automaticamente le voci di addebito;
4) creare con facilità i tuoi contratti e ordini di servizio personalizzandoli con la brand identity dell’hotel;
5) ottenere la reportistica completa e monitorare l’andamento dei MICE per tenere sempre la situazione sotto controllo.
Grazie a protel PMS, l’albergatore può gestire con semplicità tutta la guest journey del MICE grazie al modulo Conference & Banqueting.
In pochi clic, direttamente da protel PMS è possibile accedere alla disponibilità di tutti gli spazi dell’hotel.
Inoltre, si possono strutturare tutti i tipi di evento, dal più semplice al più complesso e gestire automaticamente le voci di addebito per avere sempre la situazione sotto controllo.
