Come si organizzano eventi e occasioni formali nel settore alberghiero

Quando si lavora in hotel, è sempre più frequente trovarsi alle prese con l’organizzazione di riunioni, convegni ed eventi.

Ma anche cerimonie formali che abbiano un carattere di ufficialità.

Dato che non esistono normative fisse al riguardo, diventa di fondamentale importanza conoscere e saper utilizzare le regole dell’etichetta: cerimoniale, protocollo ed etichetta ufficiale.

All’interno dell’hotel sarà importante che ci siano persone formate appositamente per organizzare e seguire gli eventi.

Ci possiamo trovare davanti a eventi aziendali che possono spaziare a tutto campo.

Si va dal grande congresso/convegno ai seminari, passando per i corsi e anche piccole riunioni aziendali.

Tra le occasioni socievoli, possiamo trovare il cliente con necessità di uno spazio e dei servizi per un piccolo ritrovo famigliare.

Si pensi a un compleanno o a un battesimo. O, ancora, a un matrimonio con un alto numero di invitati.

L’importanza della social etiquette

Torniamo al concetto di cui abbiamo parlato nei nostri precedenti articoli.

Ci riferiamo all’importanza della conoscenza del galateo sociale, ossia la social etiquette.

La social etiquette è sempre legata alla nostra vita lavorativa.

E ancor di più in questo caso, poiché eventi di ogni genere sono una parte importante dell’attività alberghiera.

La professionalità di un hotel – per quanto riguarda la conoscenza delle regole del galateo applicate ad eventi e momenti formali – è facilmente riconoscibile nel primo incontro di sopralluogo che il cliente fa.

Anche se a volte possono sembrare eccessivi, la quantità di dettagli che l’hotel menzionerà, suggerirà e proporrà al cliente, denoterà la perfetta conoscenza delle regole di etichetta.

I dettagli che fanno l’eccellenza

Questi dettagli, che dettagli “non sono”, faranno la differenza tra un evento “perfetto” e un evento “con qualche pecca”.

Quando l’albergatore chiede al cliente riguardo le sue esigenze tecniche, sta facendo un buon lavoro.

Ci riferiamo a tecnicismi come: audio, video, tipologia di montaggi, coffee-break, necessità di un tavolo presidenziale, podio, ecc. ecc.

Quando invece l’hotel chiede al cliente sulle necessità di “precedenze” negli incontri di lavoro, oppure le “precedenze” nell’evento sociale, eventuali necessità di bandiere, di tableau, di pannelli, ecc. si passa dal fare un buon lavoro al fare un lavoro “di eccellenza”.

Con queste domande l’albergatore fa vedere al suo cliente l’alto livello di servizio.

Sarà d’aiuto orientando il cliente, nel caso questo non sapesse le nuance.

Tutti gli eventi, grandi o piccoli che siano, hanno una sorta di formalità a essi collegata.

Ogni cliente vuol vivere il suo momento indimenticabile

Alcuni eventi possono essere molto formali, altri semi-formali e altri più rilassati.

Ma tutti porteranno sempre un certo tipo di “etichetta”.

Il grado di etichetta dipenderà dal tipo di evento e dalle informazioni che il cliente ci fornisce.

Insomma, il grado di “formalità” è dettato dal cliente.

Per questo è importante “prepararsi” ad offrire “l’eccellenza”, sorprendere positivamente il cliente.

Bisogna in altre parole distinguersi dalla concorrenza e creare un evento “perfetto”.

Ogni cliente, per quanto modesto sia il suo evento e il suo budget, mira a offrire un “momento unico”.

Quella magia, in larga misura, si trova nella capacità dell’albergatore e del suo team di produrre un “momento indimenticabile”.

E ciò vale in qualunque situazione: un incontro di lavoro, un grande matrimonio, un compleanno o un evento ufficiale.

Lo staff deve conoscere le regole del galateo

La magia si produce con i “piccoli e grandi dettagli”.

Quei grandi dettagli si possono ottenere solo quando lo staff ha una profonda conoscenza delle regole del galateo.

Se sapremo spiegare al cliente l’importanza delle precedenze, avremo dimostrato di avere una buona conoscenza del galateo sociale e ufficiale.

Se il cliente, invece, preferisce l’evento senza precedenze, sapremo come avvisarlo dei problemi che potrebbero sorgere.

E se questi dovessero sorgere a posteriori, avremo sempre dimostrato di conoscere la materia, di aver consigliato correttamente.

I grandi eventi formali a livello di cerimoniale ed etichetta sono molto più complicati di quelli di piccole o di medie dimensioni.

Hanno bisogno di una scrupolosa osservanza del protocollo, anche nella loro organizzazione.

Gli eventi formali hanno sempre necessità delle spiegazioni, dell’aiuto del nostro cliente.

Solo lui conosce i partecipanti, il loro rango, la organizzazione interna, ecc.

Le regole sulle precedenze

Nel caso di grandi eventi ufficiali, ad ogni tipologia corrisponde una sua formula di precedenze.

Conoscere le regole sulle precedenze è utile non solo per gli organizzatori, ma anche per gli invitati.

I tavoli possono essere:

• Rettangolari o ovali
• A forma di T
• Forma di U o ferro di cavallo
• A forma di M
• Di forma circolare (tavoli rotondi)
• Tavoli rotondi con un tavolo di precedenza

A ogni tipologia di tavolo, corrisponderà un tableau, un pannello, dei segnaposti e i cavallucci (cartoncini personali dove si indica la propria posizione sul tavolo).

Gli eventi sono tutti importanti.

Dalla piccola riunione di lavoro o celebrazione di un compleanno di famiglia.

Dal matrimonio importante alla riunione dell’organo ufficiale nelle nostre sale o giardini.

Un cliente soddisfatto è un cliente che torna

Un cliente soddisfatto con la riuscita del suo evento, sarà un cliente che tornerà.

Raccomanderà la nostra struttura, diventando così un cliente “repeater”.

Quella magia degli eventi sta a noi!

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