Perché scegliere un PMS cloud per il tuo hotel
I vantaggi del PMS cloud
Il gestionale alberghiero è lo strumento essenziale per chi lavora in hotel.
Un valido PMS permette, infatti, di ottimizzare l’operatività quotidiana, semplificare i processi, migliorare l’esperienza dell’ospite e aumentare le prenotazioni.
Ultimamente si parla molto di cloud, anche nel settore hospitality.
Ma quali sono i vantaggi concreti di un PMS alberghiero in cloud rispetto alle tradizionali soluzioni on-premise, tutt’ora le più usate dagli hotel in Italia?
Oramai tutti dovrebbero conoscere i vantaggi degli strumenti di Business Intelligence e – in particolare – di un sistema gestionale in cloud.
Ma un ripasso può sempre essere utile, soprattutto per quegli albergatori che magari si trovano ad affrontare una scelta così importante proprio in questo momento.
1. Elimina i costi legati all’hardware
Uno dei vantaggi principali di avere un gestionale alberghiero in cloud è senz’altro l’eliminazione dei costi dell’hardware e del personale per implementarlo.
Diversamente dalle installazioni on-premise, con un PMS cloud non c’è bisogno di acquistare e configurare sistemi hardware come server, infrastrutture di rete, apparecchiature di raffreddamento e simili.
Oltre a risparmiare sui costi, si ottimizzerà anche lo spazio.
Anche i costi di manutenzione diventano una spesa del passato.
È il fornitore che, assieme all’utilizzo del software come servizio, garantisce che le prestazioni della piattaforma siano sempre ottimizzate.
E che questa sia sempre sicura sia dal punto di vista informatico (contro attacchi da virus e così via) sia da quello fisico (anti intrusione, antincendio, continuità elettrica e così via).
Allo stesso modo, non ci sarà bisogno di personale IT specializzato a gestire questi aspetti.
Basta poco: pc o mobile e connessione a Internet
Tutto quello che ti serve è un pc – o un portatile o un dispositivo mobile – con l’accesso a internet e il gioco è fatto.
Sei subito operativo e puoi usare il software via browser.
Solitamente, inoltre, i PMS cloud sono offerti con abbonamento mensile, formula che consente di mantenere i costi accessibili.
Nel caso di protel Air, il PMS internazionale in cloud prodotto a Dortmund da protel Hotelsoftware e ora distribuito anche in Italia e Spagna da Serenissima Informatica, il software è ospitato su Internet Data Center internazionali, così il cliente può optare per una soluzione cosiddetta SaaS, ovvero di software as a service.
2. Gli aggiornamenti sono automatici
Non ci sarà bisogno di un team IT in hotel nemmeno per installare gli aggiornamenti che saranno automatici e rapidi.
Ciò consente una riduzione dei tempi di inattività.
3. Aumenta la sicurezza del sistema
Un sistema gestionale cloud è altamente sicuro e diminuisce drasticamente i rischi di incidenti legati ad esempio alla violazione dei dati.
Una situazione, questa, che sarebbe devastante per una struttura alberghiera.
Sia da un punto di vista economico sia in termini di fiducia degli ospiti.
4. Il PMS cloud Offre la massima integrazione
Anche l’integrazione è una delle caratteristiche più apprezzate dei software gestionali in cloud.
Un PMS cloud può facilmente essere interfacciato con un sistema on-premise. Ma le integrazioni danno i massimi risultati quando 2 o più sistemi in cloud vengono interfacciati tra loro.
E in un’epoca in cui la tecnologia sta progressivamente muovendosi “verso la nuvola”, creare un sistema cloud all-inclusive che comprenda tutte le piattaforme tecnologiche in uso presso l’hotel potenzierebbe al massimo il potere del gestionale.
Con un PMS cloud risulta più facile creare questo tipo di interfacce, sebbene, ovviamente, lo sviluppo di tali integrazioni dipenda anche dall’esperienza del provider.
Sotto questo punto di vista, protel Air offre oltre 1000 interfacce che permettono l’integrazione con i principali sistemi di terze parti in uso nelle strutture alberghiere.
5. Gestione multi-property
Un’altra caratteristica molto importante per cui i sistemi gestionali cloud sono sempre più richiesti è la possibilità di gestire centralmente hotel e catene e di accedere a tutti i dati da qualsiasi punto del gruppo.
Si tratta, quindi, di una soluzione più adatta a gestire catene e gruppi di hotel.
6. Disponibile sempre e ovunque
Passare alla tecnologia cloud ti permette di introdurre il mobile nella gestione della tua attività.
Il personale del tuo hotel, infatti, non ha più bisogno di essere incollato a una scrivania per accedere al sistema.
Basterà un tablet o anche uno smartphone con la connessione internet per inserire dati all’interno del PMS in tempo reale, ovunque ci si trovi.
Immagina quanto efficiente potrebbe diventare il lavoro di tutti: dalla reception allo staff addetto alle pulizie fino al manager e ai piani direzionali!
7. Maggiore collaborazione tra i reparti
Come nella migliore delle aziende, anche all’interno di un hotel tutti i diversi dipartimenti devono lavorare insieme. Con l’obiettivo di rendere il soggiorno degli ospiti un’esperienza soddisfacente e farli tornare.
Se un ospite arrivasse al check-in e il personale della reception non avesse idea di quali camere siano pulite e pronte per accogliere il cliente sarebbe alquanto imbarazzante.
Con un gestionale cloud, le informazioni appena aggiornate diventano disponibili in tempo reale a qualunque dipendente ne abbia bisogno, dentro e fuori l’hotel.
Esempio: al momento del check-out di un cliente, il PMS cloud si aggiorna in automatico e gli addetti alle pulizie sanno esattamente quali stanze sono libere e in attesa di essere pulite.
Non hanno più bisogno di bussare alle porte né di fogli su cui segnarne l’occupazione.
Con il PMS cloud dati a disposizione di tutti in tempo reale
Una volta sistemata la camera, il reparto di housekeeping può collegarsi al PMS tramite smartphone e aggiornare lo status della stanza in pochi secondi.
A sua volta, l’addetto alla reception potrà consegnare le chiavi della camera appena pulita all’ospite arrivato in struttura.
Tutto questo mentre il revenue manager è impegnato a fare scelte strategiche su tariffe e inventario.
E il direttore, momentaneamente fuori dall’albergo per impegni di lavoro, può monitorare l’andamento dell’attività dal suo smartphone.
Gestire un hotel con un PMS cloud è un modo totalmente innovativo di gestire una struttura ricettiva e offre davvero tante possibilità in termini di revenue e di customer service.
Conclusioni
Oltre ai vantaggi qui elencati, per molti passare alla tecnologia cloud significa volgere uno sguardo verso il futuro, dal momento che l’architettura su cui si basa il cloud è senza dubbio più evoluta rispetto alla tecnologia on-premise.
Permette sviluppi più rapidi, con minori interruzioni di servizio in caso di aggiornamenti e interventi di manutenzione.
Il PMS alberghiero, naturalmente, è solo un tassello dell’intero puzzle.
Inoltre, come accennato sopra, l’intero patrimonio tecnologico dell’hospitality, e non solo, si sta progressivamente spostando verso il cloud.
In definitiva, però, la scelta è soggettiva e molti sono i fattori coinvolti, come ad esempio lo stato dell’infrastruttura locale e di quella mobile.
PMS cloud sì, ma non per tutti
Il passaggio a un sistema cloud non è adatto a tutte le strutture ricettive e deve essere valutato attentamente.
La cosa importante è che il PMS, on-premise o cloud, soddisfi a pieno le molteplici esigenze dell’hotel specifico.
Per questo è importante affidarsi a un partner competente e attivo da anni nel settore, capace di fornire la soluzione più adatta ai bisogni specifici di una struttura alberghiera.
