Time management, le strategie per essere sempre aggiornati

Il Time Management, definito anche Gestione del Tempo, è un percorso obbligatorio per chi lavora all’interno di un’azienda.

Consiste in un processo di organizzazione e revisione del tempo per sfruttare al meglio le attività aziendali.

L’obiettivo è quello di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività all’interno della struttura stessa in cui si lavora.

Il Time Management può essere gestito nel migliore dei modi solo attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche specifiche.

Come gestire il tempo il maniera ottimale

Ecco alcuni accorgimenti per poter gestire il tempo in modo ottimale.

Intanto bisogna partire dallo svolgere attività importanti e urgenti.

Poi passare alla gestione di attività importanti, ma non urgenti.

E infine basarsi sulle attività che non sono particolarmente urgenti.

Un consiglio che si offre in questi casi è quello di partire innanzitutto dai compiti più semplici da svolgere.

In questo modo si può portare avanti il lavoro e dedicare il tempo necessario agli impegni più lunghi e difficili.

In molte delle strutture dedicate all’ospitalità, per esempio, viene chiesto da parte di molti manager di iniziare a svolgere in primis la gestione delle telefonate. E successivamente la gestione delle e-mail.

La conduzione del Time Management è fondamentale soprattutto nelle start-up.

Questo perché la possibilità di crescita aziendale dipende anche dalla gestione degli orari, oltre che delle scadenze. E si confida sempre nella capacità di saper decidere le priorità.

Time management: la matrice di Eisenhower

Un’azione famosa di time management è quella associata a Dwight Eisenhower, generale e presidente degli Stati Uniti, negli anni ’50.

Con questa tecnica, chiamata matrice di Eisenhower, si costituisce la classificazione di alcune attività in 4 gruppi:

• Importante e urgente: attività da effettuare immediatamente.

• Importante e non urgente: attività che presentano una scadenza da eseguire con urgenza.

• Non importante e urgente: attività che possono essere delegate.

• Non importante e non urgente: attività da annullare.

Questa tecnica di time management è stata ideata proprio per la gestione di quelle aziende che hanno moltissime attività da svolgere nell’arco della giornata.

Comprendere le priorità è fondamentale per poter svolgere tutte le attività necessarie.

In alcune attività – soprattutto in quelle del turismo – la gestione del tempo, equivale anche a saper gestire le diverse risorse che collaborano, affinché una struttura con numerosi ospiti non arrivi al collasso.

E ciò può avvenire in particolar modo nel periodo di alta stagione.

Come gestire il tempo nel migliore dei modi nel mondo del lavoro

Ma come si può gestire il tempo nel migliore dei modi nel mondo del lavoro?

Prima cosa: ideare una lista di cose da fare.

Nelle aziende turistiche per coinvolgere le giuste figure al momento opportuno si organizza il lavoro seguendo uno schema specifico.

Si parte con lo scrivere una lista degli obiettivi da raggiungere durante l’orario di lavoro. Non bisogna superare i cinque obiettivi giornalieri.

Pianificare la giornata anche nelle singole ore, con compiti specifici e con obiettivi raggiungibili.

Questa pianificazione serve per evitare il rischio di sovraccarico di lavoro durante la giornata.

Un’azione molto importante per chi lavora nel settore dell’ospitalità è gestire con urgenza le e-mail, in quanto la maggior parte delle richieste e prenotazioni avviene via mail, in particolare tramite software specifici.

Ma anche le segnalazioni di un qualsiasi problema possono avvenire tramite l’indirizzo di posta elettronica.

Perciò è fondamentale leggere con attenzione tutte le mail in arrivo e dare loro una celere risposta.

È un’attività che richiede molto tempo, è vero. Ma è fondamentale per una buona considerazione della struttura stessa.

Tramite e-mail molte volte si possono anche mantenere dei contatti con i vecchi fornitori. Oppure scoprire anche delle nuove opportunità per la propria azienda.

Quindi è sempre utile leggerle.

Time management: la piramide delle priorità

Per la gestione del tempo è utilissimo creare una mappa mentale, in modo da essere sicuro di aver svolto ogni singola mansione giornaliera.

Eludere le distrazioni. Ad esempio collegandosi sui social per la gestione dei propri canali, può capitare di incorrere nella tentazione di utilizzarlo a uso non lavorativo. Accade anche per via delle costanti notifiche che intasano le singole pagine.

Per questo è necessario accedere anche sui social solo nel momento giusto. Per programmare una campagna social, per pubblicare un’importante novità. O, ancora, per aggiornare con un post la propria sezione notizie.

È indispensabile non perdere di vista i propri obiettivi interrompendo la quotidianità lavorativa con distrazioni inutili.

Per ultimo non dimenticare di prendersi del tempo per una pausa. Anche questa contribuisce a un buon risultato lavorativo.

L’aggiornamento consiste anche nella lettura.

Aggiornamento come sopravvivenza

Oggi esistono diversi manuali operativi (qui alcuni consigli per scegliere i libri davvero utili) che aiutano chi è alla ricerca di un lavoro o desidera rimettersi in gioco, ricominciando da zero con una nuova attività.

Ve ne sono anche per chi è alla ricerca di una collocazione più stabile.

Rimanere aggiornati è fondamentale, in quanto non conoscere un trend di mercato può portare l’azienda stessa al fallimento e al conseguente licenziamento dei suoi dipendenti.

Il tempo è una risorsa in costante esaurimento. Per questo è necessario saperlo sfruttare e gestire nel migliore dei modi.

Il tempo ha un valore. Soprattutto nelle aziende, poiché un ritardo nello svolgimento di una mansione penalizza anche lo svolgimento di una mansione di un altro collega.

Quindi la gestione ottimale del Time Management porta a un appagamento solo se gestito bene.

Prendere delle decisioni – come anche essere impegnato nel lavoro ed essere organizzato – crea una sorta di positività in ciascuna persona.

A questo punto viene anche da chiedersi: come faccio a prendere delle decisioni che si rivelino poi anche positive per me e per i miei dipendenti?

Tutto è possibile solo seguendo le quattro D:

• Desiderio.

• Decisione.

• Determinazione.

• Disciplina.

Multitasking sì, ma con ordine

Un’altra accortezza è quella di non confondere i diversi compiti.

Se ad esempio si sta svolgendo quello che è un lavoro principalmente creativo, è meglio non alternarlo subito con un compito burocratico e viceversa.

Quando si lavora a una determinata cosa è fondamentale focalizzarsi su di essa e non distrarsi in modo da concentrasi e avere il 100% del risultato.

Oggi ci chiedono di essere multitasking. Ma in realtà non è possibile per il nostro cervello svolgere due o più attività contemporaneamente.

Questa è una verità che è fondamentale accettare.

La gestione del tempo quindi è un fattore prettamente mentale.

Se già dal mattino ci si sveglia motivati, allora è davvero possibile seguire le buone abitudini anche durante l’arco della giornata.