Unisci i Puntini e Svela gli Eventi

Eccomi tornata per il 4^ appuntamento della rubrica Event Marketing: Comunicazione Virale by Formazione Turismo.

Grazie ai consensi ricevuti il 15 gennaio, per il post sulla promozione degli eventi, mi sono detta:
“Non posso sottrarmi all’idea di scrivere il tuo how to do sullo svolgimento di una manifestazione.”

Parola d’Ordine: controllo.

Una persona intelligente si arma di una lista di controllo che però,
non può essere sostituita all’esperienza. Joy Gumz

Check List finale

La fase dei preparativi si è conclusa. Sicuramente sei stato un bravo organizzatore, uno di quelli che non lascia nulla al caso.
Ora hai tra le mani la tua check list preziosa per il controllo finale che si basa su 2 punti fondamentali:

Materiale che ti serve
Operazioni che devi svolgere

In ordine di apparizione

Tu sei il primo ad arrivare in sede. Corri in ufficio per accertarti che il cliente non ti abbia mandato l’email dell’ultimo minuto. A questo punto, se non ci sono da apportare variazioni al programma, la cosa più importante, che talvolta viene trascurata, è la cura della segnaletica interna con chiare indicazioni e frecce della sala dove si svolge l’incontro, delle toilette – per le quali ne hai previsto la pulizia prima dell’evento, a metà mattina, dopo pranzo e ovviamente a fine giornata – e degli spazi ristorativi dove viene erogato il coffee break prima e il lunch dopo. Cartellonistica esterna in città – dopo aver ottenuto i permessi comunali – permetti ai partecipanti di trovarti in tutta facilità e (non ridere) indica dove possono parcheggiare le loro auto.

Già, ti assicuro che quando organizzavo eventi, questa domanda me la sono ritrovata su una mail. Così da allora, anche se nel centro congressi si svolge un solo evento, non smetto di ricordare di prevedere le indicazioni dedicate.

Hai previsto la presenza di:

interpreti
assistenza tecnica
segreteria
fotografi

Hai organizzato i servizi di:

registrazione audio-visiva dell’evento
transfer per gli ospiti di rilievo da e per aeroporto/stazione

Fai una telefonata di controllo a tutti i fornitori per confermare impegno e orari.

Indoor

All’interno della sala l’occhio individua subito quello che viene definito allestimento:
Pedana, Palco, Banner, Striscioni, Bandiere, Piante ornamentali e Cavalierini con i nomi dei relatori. Materiale fornito dalla tua agenzia di comunicazione di riferimento o direttamente spedito dal cliente, con almeno una settimana di anticipo. Il referente dell’azienda ha cura di fare riferimento all’incontro, indicando direttamente sul pacco da farti recapitare, nome e data dell’evento. Momento delicato, controllo impianti e dispositivi tecnici: dal funzionamento del videoproiettore, alla presenza delle pile cariche all’interno del microfono. Tutta l’attrezzatura deve essere sottoposta a una prova di controllo. Accertati che sia stato impostato un pannello retropalco con il titolo della manifestazione, località e data. Ricorda che al relatore fa piacere trovare il puntatore laser sulla sua postazione, è una gentilezza che gli permette di mandare avanti le slide muovendosi liberamente nella sala senza dover rimanere davanti al suo PC. Sempre sul tavolo di chi fa gli interventi, prevedi acqua, bicchieri e caramelle. Se la temperatura della sala è corretta, considerando il numero di persone che, a breve, la occupano, è ora di verificare il numero di poltrone a disposizione dei partecipanti e quelle previste al tavolo dei relatori. Riserva i posti a sedere agli ospiti di riguardo, appoggiando sulla seduta un cavalierino con il nome della persona che la occupa.

Tip: prevedi sempre qualche sedia in più, proprio per coloro che hanno dimenticato di dare la conferma.

Outdoor

Fuori dalla sala accertati che le hostess munite di badge personalizzato con il proprio nome e logo dell’evento, abbiano il polso della situazione: un veloce briefing chiarisce gli ultimi dubbi. All’ingresso della sala hai fatto allestire il desk accoglienza/segreteria dove è esposto il materiale dell’evento: lettere di benvenuto, programma con relativa agenda degli interventi e rapida biografia dei relatori, cartelletta personalizzata con block notes e penna, ticket per le consumazioni al bar e al ristorante e attestato di partecipazione da consegnare a fine giornata. Probabilmente hai pensato anche a dei gadget – penne, cartellette – con il logo dell’evento, falli consegnare al termine dei lavori insieme all’attestato. Occupati in prima persona di accogliere gli ospiti di riguardo, ai quali presenti gli assistenti che hanno il compito di seguirli durante la giornata. Ricorda di avere un occhio attento anche per i relatori e fai effettuare la loro iscrizione alla manifestazione al personale preposto – così da evitargli la coda.
Sempre per gli ospiti di rilievo predisponi le lettere di ringraziamento, da consegnare all’uscita dalla sala e magari un omaggio discreto e raffinato da poter portare a casa a ricordo dell’incontro.

Pause Gustose

Ancora un controllo, verifica che al bar e al ristorante i servizi di ristoro siano già allestiti:

Coffee Break. Buffet per la pausa di metà mattina con relativo cavalierino indicante il nome della manifestazione. Se il numero di partecipanti è alto prevedere più punti beverage e altrettanti per la piccola pasticceria d’accompagnamento. È un momento di svago che permette di fumare una sigaretta, quindi fai trovare dei tavolini in giardino e, se inverno, stufette per riscaldare l’ambiente
Lunch. Tavoli apparecchiati con i posti assegnati – numero confermati + qualcuno di sicurezza. Stabilendo a priori i posti a sedere, è possibile far accomodare partecipanti e relatori allo stesso tavolo, così da consentire e favorire l’interazione tra loro. Elabora un menù leggero da servirsi in circa 1 ora. Se molti ospiti arrivano da fuori regione, non perdere l’occasione per fare destination marketing, proponendo le tipicità locali. Sebbene lo scopo sia quello di pranzare, la copertura wi-fi è sempre gradita

Fatti Social

Durante la giornata stimola la partecipazione sulla pagina dell’evento dei Social Network.

Twitter e Facebook già li conosci. Coltivane la comunicazione generando sharing.
Instagram e Pinterest sono 2 novità che ti offrono nuove opportunità: pubblica un massimo di 34 foto e monitora la discussione sugli Hashtag creati attraverso le Applicazioni. Raccogli le immagini delle persone sul Wall di Instagram, ad esempio usando Eventstagram.
Abbiamo già parlato di Foursquare, ricordi? Allora: a tutto Social!

Ora Fai da Spettatore

Adesso non ti rimane che da guardare. Spostati da una parte all’altra degli ambienti di volta in volta occupati dal gruppo di ospiti e accertati che tutto stia andando per il meglio. Fai pubblic relation e previeni i bisogni dell’utente.

Dopo aver Seminato, Raccogli

Rilassati, è stato un successo e tu puoi ritenerti un regista perfetto. È il momento del check out, attendi il tuo referente per verificare le voci che compongono la fattura, compresi i numeri dei servizi ristorativi ed eventuali extra – fax, fotocopie, piatti serviti e non previsti. Se non ci sono ancora punti da chiarire per eventuali problematiche pervenute durante l’arco della giornata, puoi già offrire un caffè al responsabile del gruppo. Devi lasciare un bel ricordo di te e dell’azienda che rappresenti: Personal e Corporate Branding. Completa l’opera: verifica che tutti abbiano lasciato la sala come previsto ed eventualmente chiama gli ultimi taxi. Se ci sono degli ospiti che alloggiano in città, preoccupati di indicare loro un ristorante dove poter godere una buona cena.

Buona cena anche a te!

Conclusione

Che te ne pare? Fattibile e soprattutto stimolante. L’affascinante mondo degli Eventi ha 1000 sfaccettature, ogni manifestazione è diversa dalle altre. Quindi si rivela un gioco avvincente e gratificante.

La prossima volta faremo le valutazioni finali nella nostra rubrica Event Marketing: Comunicazione Virale.

Nel frattempo raccontaci una tua esperienza e la tua opinione, siamo dei curiosi!

Se ti è piaciuto l’articolo, ti aspettiamo per il prossimo appuntamento . Keep in touch.

Bibliografia