Valuta i Tuoi Eventi

Bentornati all’appuntamento della rubrica Event Marketing: Comunicazione Virale by Formazione Turismo.
Nel post precedente abbiamo sviluppato insieme le fasi di un Evento. Oggi Valutiamo le performance della tua Manifestazione. In relazione agli obiettivi prefissati, consideriamo, i risultati ottenuti.

Com’è Andato il Tuo Evento?

L’incontro è stato un successo? Ricorda che il buon risultato non lo determini esclusivamente dal numero di poltrone occupate in sala.

Poniti queste domande per vestire i panni del giudice di te stesso:

– I traguardi erano realistici?

– Ho raggiunto gli obiettivi predeterminati – quantitativo partecipazioni, economici, aspettative utente, impatto ambientale, effetti per il Management dell’organizzazione?

Gli Obiettivi nel dettaglio

Appurato che hai puntato a risultati raggiungibili, osserva l’esito della prestazione per analizzare:

– Le adesioni totalizzate dei partecipanti in riferimento al numero di inviti spediti
– Le voci costi e ricavi che compongono il Conto Economico, per accertarti che siano bilanciate
– La soddisfazione di desideri e bisogni dei clienti, per evitare delusioni finali con conseguente mancanza di fiducia in proposte future
– La registrazione in città degli auspicabili consumi turistici, sicuramente un successo, un impatto positivo per la comunità locale
– L’immagine efficiente di sè fornita dall’Event Management attraverso il lavoro programmato e portato a termine, goal principale.

Una ricerca condotta dalla Meetings Industry Association(MIA) ha rilevato che soltanto il 40% degli organizzatori raccoglie opinioni sui servizi dell’evento e poco meno del 15% intervista i partecipanti.

Esamina Passaggi e Mezzi Utilizzati

Importante il controllo on the way di tutti gli step, per prevenire eventuali errori. Quindi, osservare e monitorare costantemente e sistematicamente la situazione che via via si delinea: dalla fase embrionale di ideazione fino al giorno della presentazione del progetto.

Seziona in singoli passaggi tutte le fasi dell’Evento che hanno determinato il tuo operato:

– Nello step della creazione dell’idea, devi considerare tutte le Variabili e Criticità che concorrono alla concretizzazione del disegno. Il piano B per intervenire in caso di problemi ti salva da ogni situazione imbarazzante
– La Comunicazione interna è determinate per diffondere interezza del lavoro e obiettivi. Dopo aver disegnato il tuo progetto, fissa una data per un Briefing con tutte le persone coinvolte nella realizzazione dell’evento, trasmettere ogni dettaglio aiuta tutti ad avere una visione a 360°
– I Collabaratori sono una risorsa fondamentale, vanno selezionati con cura. Requisiti imprescindibili: capacità di organizzazione e problem solving, senso pratico e flessibilità, attitudine a lavorare in team e a interfacciarsi con il pubblico
– Il Budget previsto e inclusivo di tutte le spese, deve essere rispettato. Dimenticare una voce ti può costare caro. Altrettanto pericoloso è definire il prezzo sbagliato dei servizi: spendere troppo – costosi – o troppo poco – scadenti – può essere nella stessa misura sconsigliabile
– Sviluppare Relazioni Offline e Online per incrementare il valore dell’evento e quindi dell’esperienza offerta ai partecipanti. A fine giornata fai compilare il modulo di Guest Satisfaction e utilizza i Social Network per generare condivisione, grazie alla pagina riservata all’Evento raccogli i primi feedback.

Dove Inciampi e Dove Sei Forte

Ora, individua i punti di forza e di debolezza per capire come ti devi comportare la prossima volta.

Ci sono sicuramente delle procedure andate bene, durante le quali hai designato risorse e strumenti adeguati, quindi con soddisfazione, confermi le tue decisioni per il prossimo lavoro.

Verosimilmente ci sono dei processi e tool non adatti alla funzione deputata. È duro ma necessario: eliminare o variare alcune scelte concretizzate. Come quando fai ordine nella dispensa, butta via ciò che non usi più! Magari devi solo aggiustare il tiro, in ogni caso è necessario intervenire per la riuscita dell’Evento che verrà.

Tip: I 5 Perché – il Tuo metodo per individuare la falla

Ora sai come stabilire se l’Evento è stato un flop o un boom, come analizzare fasi e risorse che entrano in gioco e, nota dolente, individuare e correggere eventuali inesattezze.

Interpreta i tuoi risultati in maniera obiettiva e adoperati per la prossima esperienza.

Conclusione

Cosa ne pensi? Non è sempre piacevole doversi mettere a nudo davanti allo specchio, ma senza ombra di dubbio, è costruttivo. Spero che tu sia stato imparziale con te stesso.
Raccontaci le tue considerazioni!

Bibliografia